Lotus Software - средства поддержки совместной (групповой, коллективной) работы

Краткая историческая справка

Семейство программных продуктов IBM Lotus Software предназначено для поддержки решения следующих основных групп задач:

На основе средств IBM Lotus Software создаются системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, системы управления знаниями и дистанционного обучения, реализуются среды для индивидуальной и групповой работы.

История развития технологий Lotus [6.4] начинается с 80-х годов прошлого столетия, в эпоху появления и развития персональных компьютеров (ПК). Компания Lotus Development Corporation, разрабатывавшая программное обеспечение ПК, выпустила в 1989 году первую версию продукта Lotus Notes, поддерживающего распределенную систему управления документами (совместную работу над документом) с сервером Notes. С 1995 года, когда на сервере были реализованы функции работы с Web-приложениями, он стал называться Domino. К 1996 году компания Lotus продала во всем мире почти 10 млн. лицензий на Lotus Notes. Продуктом заинтересовалась IBM, и в 1996 году она приобрела компанию Lotus.

Развитие технологий Lotus происходило в следующих основных направлениях:

Проблема поддержки совместной работы

Термин < совместная (групповая, коллективная) работа > относится к следующей ситуации: несколько пользователей, находящихся в различных помещениях (городах, организациях, странах и т.д.), рабочие станции которых подключены к сети ЭВМ, выполняют общую работу (взаимосвязанные разделы работы). Например, такой работой может быть подготовка документа, создание технического проекта информационной системы и т.п.

Для того чтобы работа была выполнена быстро и качественно, необходимо предоставить пользователям, по крайней мере, следующие возможности:

Эти возможности должны быть реализованы так, чтобы обеспечить безопасность данных, требуемые временные характеристики, целостность распределенных данных (например, совпадение версий совместно разрабатываемого документа у всех пользователей).

Используя перечисленные возможности, можно реализовать различные рабочие процессы (или бизнес-процессы ) для выполнения работы. Пусть, например, требуется организовать конференцию пользователей. Для этого необходимо выполнить следующие операции: определить состав участников, разослать им извещения, получить подтверждения и т.д.

Работу всей группы нужно планировать, контролировать сроки выполнения этапов и мероприятий, вносить изменения в планы, извещая об этом всех участников работы. Это также приводит к необходимости реализации определенных рабочих процессов.

Всю эту деятельность можно автоматизировать, способствуя тем самым повышению эффективности работы коллектива.

Отдельные аспекты проблемы организации групповой работы представляют самостоятельный интерес. К таким самостоятельным задачам, не обязательно связанным с совместной работой, можно отнести передачу сообщений, планирование и ведение персонального календаря мероприятий, поиск информации (как одна из составляющих проблемы управления знаниями).

Передача сообщений может осуществляться с помощью различных почтовых систем (РОР3, SMTP и др.). Специально создаваемая среда для передачи сообщений может обладать дополнительными возможностями, способствующими повышению эффективности деятельности пользователей. Например, включать функции фильтрации сообщений по заданным критериям, удалять спам, обеспечивать фоновую обработку прикрепленных файлов и т.д.

Аналогичная ситуация имеет место при планировании персональной деятельности и ведении календаря мероприятий - совокупность дополнительных возможностей и удобств, предоставляемых пользователям, создает рабочую среду (рабочее пространство) для этой деятельности.

Суть проблемы управления документами в организации состоит в следующем: необходимо осуществлять поддержку процессов создания документов (в том числе путем коллективной работы), учета и обработки различных типов документов (факсы, телетайпы, электронная почта и т.д.), рассылки документов сотрудникам, хранения документов, синхронного внесения изменений в документы (при их хранении в нескольких базах данных), контроля получения адресатами документов и исполнения поручений, поиска нужных документов. Современные технологии управления документами основаны на использовании моделей рабочих процессов (бизнес-процессов).

Под управлением знаниями понимаются процессы создания, поиска, обеспечения доступа к информационным ресурсам организации. При этом термин <знание> означает, что речь идет об информации, получаемой из данных, хранящихся в информационных системах, путем их интеллектуальной обработки и анализа (см. также раздел 6.3). Проблема здесь в том, чтобы осуществлять поиск знаний в гетерогенной среде, включающей, в том числе, внутрикорпоративные базы данных, закрытые для внешних пользователей. Кроме того, необходимо сделать поиск быстрым и проводить его параллельно в различных и разнотипных источниках данных.

Электронное обучение (e-Learning) - это технология обучения, основанная на использовании средств вычислительной техники и систем передачи данных для представления и доставки знаний, поддержки взаимодействия обучаемого и обучающего, а также контроля знаний. В последние годы роль электронного обучения (иногда используют термин <дистанционное обучение>) в решении проблемы поддержки требуемого уровня квалификации сотрудников организаций существенно возросла. Это обусловлено значительным ростом необходимых объемов обучения, возможностями обеспечить коллективный режим обучения, оперативное взаимодействие обучаемых и обучающего (в том числе в режиме реального времени), развитием рынка дистанционных курсов и другими факторами. Основные задачи в этой области состоят в том, чтобы предоставить пользователям полнофункциональную, масштабируемую, гибкую среду для реализации систем дистанционного (электронного) обучения.

Автоматизация рассмотренной выше совокупности функций, в том числе функций, поддерживающих совместную или индивидуальную деятельность пользователей, создает рабочую среду (рабочее пространство), способствующую повышению эффективности работы пользователей.

Особенности программных продуктов IBM Lotus Software

Первые версии программных средств Lotus поддерживали архитектуру <клиент-сервер>. Начиная с версии Lotus Notes/Domino 4.5 (1995 г.) возможна поддержка архитектуры, использующей Web-технологии.

Рассмотрим общие особенности программных продуктов IBM Lotus Software:

Общая тенденция развития программных средств Lotus Software направлена на снижение важного показателя информационных технологий - стоимости совокупного владения, учитывающего помимо затрат, связанных с приобретением и внедрением новой технологии, еще и другие составляющие: эксплуатационные затраты, затраты на обновление версий и т.д.

В последующих разделах рассмотрены основные программные продукты для серверной составляющей, работающие, в том числе, под управлением операционных систем z/OS или Linux, а также клиентское программное обеспечение. На рис. 6.22 приведена структура основных программных продуктов IBM Lotus Software.

Базовые технологии IBM Lotus/Domino

К базовым технологиям IBM Lotus/Domino относятся сервер IBM Lotus Domino (шестая версия, 2002 год), а также семейство клиентских программных продуктов IBM Lotus Notes.

IBM Lotus Domino 6 - это серверная инфраструктура, предназначенная для развертывания распределенных многоязычных приложений, включая базы данных, каталоги, серверы приложений, почтовый сервер, планирование, связь, администрирование и пр.

IBM Lotus Domino 6 работает под управлением семи различных серверных операционных систем, в том числе Linux и z/OS .

IBM Lotus Domino 6 поддерживает любые клиентские платформы. В качестве клиентов могут использоваться как средства Lotus Notes, так и любые браузеры.

В состав семейства IBM Lotus Domino 6 входит ряд серверов, основные из которых перечислены ниже:

Domino Messaging Server предназначен только для доступа к функциям обмена сообщениями и планирования. Предусматривает поддержку разбиения на разделы, что позволяет клиентам иметь несколько экземпляров серверов Domino на одном компьютере.

Domino Enterprise Server предоставляет все функции совместной (групповой, коллективной) работы, включая обмен сообщениями и планирование. Поддерживает кластерную архитектуру, позволяющую осуществлять перераспределение нагрузки, резервирование и восстановление данных. Поддерживает работу с браузерами (т.е. включает в себя Web-сервер).

Перечислим некоторые примечательные особенности IBM Lotus Domino 6:

Более подробно IBM Lotus Domino 6 описан в [6.2, 6.4].

IBM Lotus Notes - это многоцелевое клиентское программное обеспечение, предназначенное для поддержки персональной информации пользователей (календари, списки заданий, обмен сообщениями внутри предприятия и т.д.), а также совместной (групповой) работы.

IBM Lotus Notes - это семейство клиентов, в состав которого входит базовый клиент Lotus Notes, а также клиенты Lotus iNotes, Lotus Mobile Notes, Lotus iNotes Web Access.

Клиентское программное обеспечение Lotus Notes универсально, поскольку интегрирует все функции совместной и индивидуальной работы пользователей. Благодаря встроенной поддержке HTML, Lotus Notes предоставляет пользователям полнофункциональный доступ к Web-приложениям, включая такие возможности, как отправка и получение почты через HTML-страницы.

Клиент Lotus iNotes Web Access поддерживает доступ к приложениям, реализованным в среде Domino, с помощью браузеров, а также Microsoft Outlook.

Клиент Lotus Mobile Notes поддерживает доступ к приложениям Domino от беспроводных и мобильных устройств (сотовые телефоны, карманные компьютеры, пейджеры и т.д.).

Отметим, что доступ к серверу Domino возможен и без использования клиента IBM Lotus, а только с помощью Web-браузеров. Однако в этом случае пользователь теряет возможности редактирования контента, обеспечения безопасности и автономной работы (выполнения основных функций без постоянного подключения к серверу Domino).

Перечислим некоторые важные особенности IBM Lotus Notes:

IBM Lotus Notes работает под управлением широкого круга операционных систем: Windows NT 4.0, Windows XP, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Macintosh OS 9.x.

Более подробная информация о программном обеспечении IBM Lotus Notes приведена в [6.2, 6.4].

Программные средства поддержки совместной (групповой) работы и обмена данными

Программные средства этой группы расширяют возможности совместной работы, обеспечивая обмен данными и коллективную работу на базе Web-технологий (IBM Lotus Team Workplace, IBM Lotus Instant Messaging, Lotus Web Conferencing), доступ к информации на платформе Domino с помощью полного спектра беспроводных и карманных устройств (IBM Lotus Domino Everyplace), двунаправленную передачу, преобразование и синхронизацию данных для широкого диапазона приложений и источников данных (Lotus Enterprise Integrator - LEI).

IBM Lotus Team Workplace (ранее Quick Place) - программный продукт, предназначенный для поддержки совместной деятельности (общение, координация действий, групповая работа) в Web-среде.

Основные поддерживаемые функции:

По сути, Lotus Team Workplace - это готовое к работе групповое рабочее пространство с возможностями общения, координации действий и совместной работы.

Достоинства Lotus Team Workplace:

Продукт на серверном уровне работает под управлением широкого спектра операционных систем (в том числе z/OS).

IBM Lotus Domino Everyplace - семейство программных продуктов для развертывания мобильных беспроводных приложений Domino. Работает совместно с клиентом Lotus Mobile Notes. Поддерживает мобильные телефоны, карманные органайзеры, карманные компьютеры, пейджеры.

IBM Lotus Enterprise Integrator (LEI) - программный продукт, предоставляющий приложениям Domino возможность доступа в реальном времени к данным других приложений (к данным, сохраняемым во внешних системах), так, как если бы эти данные находились в Domino.

Программные средства управления документами

IBM Lotus Document Manager (ранее Lotus Domino.doc) - программный продукт, предназначенный для управления документами на протяжении всего их жизненного цикла, а также для поддержки совместной работы с документами по сети при помощи Web-браузеров, клиентов Lotus Notes или непосредственно из приложений (для приложений, поддерживающих стандарт Open Document Management Association (ODMA)).

Функции и особенности продукта Lotus Document Manager:

IBM Lotus Workflow - программные средства, предназначенные для графического моделирования, настройки и управления документооборотом. IBM Lotus Workflow интегрируется с Lotus Document Manager и представляет собой платформу для автоматизации документооборота. В состав Lotus Workflow входят следующие компоненты:

Lotus Workflow Architect - средство графического моделирования и настройки процессов документооборота;

Lotus Workflow Engine - программный продукт, обеспечивающий реализацию и хранение бизнес-логики, экземпляры бизнес-процессов, другую информацию о бизнес-процессах, контрольные журналы и архивы;

Lotus Workflow Viewer - программное средство, позволяющее просматривать состояние и содержание различных этапов процесса документооборота.

Программные средства управления знаниями (Knowledge Management)

К программным средствам управления знаниями относят следующие продукты:

Lotus Discovery Server - сервер управления знаниями, предназначенный для поиска, анализа и управления контентом. Продукт позволяет автоматически идентифицировать контент, независимо от его местоположения, формата, типа (текст, видео и т.д.). В частности, пользователь может с помощью Web-браузера осуществлять поиск экспертов по какой-либо проблеме в нескольких базах, мгновенно связываться с коллегами, совместно использовать знания и т.п.

Domino Extended Search поддерживает распределенный поиск в гетерогенной среде, включающей несколько различных типов баз данных и Internet.

Продукт предоставляет следующие возможности:

При помощи Extended Search организации могут усовершенствовать доступ ко внутренней и внешней информации, улучшить внутренние и внешние коммуникации компании, повысить эффективность работы и расширить возможности имеющихся высококвалифицированных сотрудников.

Программные средства поддержки электронного обучения (e-Learning)

К основным функциям систем управления обучением (Learning Management Systems, LMS) относятся:

Наиболее важные требования, предъявляемые к современным системам управления обучением:

Программные средства управления обучением компании IBM включают два основных продукта:

IBM Lotus Workplace Collaborative Learning - система управления обучением современного уровня, удовлетворяющая всем указанным выше требованиям и построенная на базе портала IBM WebSphere Portal. Использование портальной архитектуры позволяет без труда расширять при необходимости функциональность системы, добавляя новые, необходимые пользователям элементы. Этот продукт является результатом развития предшествующих версий LMS - IBM Lotus Learning Space 5.0 и IBM Lotus LMS 1.0.1.

IBM Lotus Learning Space - Virtual Classroom - программное средство для поддержки обучения в реальном времени.