Основы информационных технологий

Системы управления ресурсами предприятия (ERP-системы)

Разбить на страницы
Показывать лекцию целиком

Сущность ERP-систем

В соответствии с определением Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Inventory and Production Control Society, APICS) термин "ERP-система" может употребляться в двух значениях. Во-первых, это информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для производства, закупки, отгрузки и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это методология эффективного планирования и управления ресурсами предприятия, которые необходимы для производства, закупки, отгрузки и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

Практически все ERP-системы построены по модульному принципу, что дает предприятию возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для всех программных продуктов класса ERP. Рассмотрим основные функции ERP-систем, условно подразделив их на функции управления запасами и производством, функции учета и управления финансами и функции управления персоналом [44].

Управление запасами и производством

К основным функциям ERP-систем в области управления запасами и производством относятся: управление спецификациями изделий и технологиями производства, планирование операций, управление продажами, управление запасами, управление закупками, управление производственными процессами.

Управление спецификациями изделий и технологиями производства

Современное промышленное производство характеризуется наличием сложных изделий, состоящих из сотен или даже тысяч составных частей - деталей, узлов, агрегатов и т.д. Структура таких изделий может быть схематично представлена в графическом виде, когда на первом (верхнем) уровне располагается само изделие, а на нижестоящих уровнях - те агрегаты, узлы и детали, из которых это изделие состоит.

Схема, отражающая состав сложного изделия, в английском языке получила название bill of material (BOM), в русском языке аналогами являются такие термины, как спецификация, состав изделия или рецептура. В такой схеме одна и та же деталь может присутствовать несколько раз, она может использоваться в составе разных узлов и агрегатов. Процедуру определения связей между различными уровнями изделия называют разузлованием (explosion). Схема разузлования позволяет представить сложное изделие как совокупность элементарных деталей, входящих в его состав. Такое представление изделия исключает дублирование одинаковых компонент, хотя при этом теряется представление о том, какие детали входят в состав отдельных узлов и агрегатов.

Функции управления спецификациями и технологиями ERP-систем позволяют организовать ведение реестра спецификаций, включая специфические характеристики продуктов и условия контроля их качества. При этом для каждой позиции может поддерживаться несколько вариантов спецификаций.

Характеристики технологий производства включают описание последовательностей производственных процессов и отдельных операций, а также всех материалов и трудозатрат, необходимых для производства той или иной продукции. Некоторые ERP-системы (например, применяемые в химической или пищевой промышленности) позволяют динамически корректировать формулы и рецептуры в зависимости от свойств и качества исходных материалов.

Спецификации позволяют определить все необходимые ресурсы, задействованные на разных стадиях производственного процесса, т.е. информацию для текущего планирования материальных потоков и загрузки производственных мощностей. Характеристики изделий и описания технологических процессов также важны и для оперативного управления производством, например, в случаях, когда требуется согласовать спецификации продуктов с особенностями тех или иных производственных линий.

Планирование операций

Функциональность ERP-систем позволяет поддерживать полную иерархию операционного планирования текущего уровня, включая формирование основного производственного плана, планирование потреб-ностей в материалах, планирование загрузки мощностей, а также формирование оперативных объемно-календарных планов.

Функции формирования основного производственного плана дают возможность разработать производственный план, соответствующий как уже имеющемуся портфелю заказов, так и прогнозируемому объему продаж, с учетом доступных ресурсов. При формировании основного производственного плана для каждого периода определяется объем конечной продукции, который необходимо произвести, с учетом ожидаемого спроса, имеющихся запасов и производственных мощностей.

Функции планирования потребностей в материалах позволяют определять, какие материалы и в каком количестве предприятию следует приобрести или произвести на основании основного производственного плана и соответствующих ему производственных заданий.

Функции обобщенного планирования загрузки мощностей предоставляют возможность формирования обобщенных планов загрузки, а также просмотра запланированных потребностей в ресурсах и сравнения их с имеющимися ограничениями. "Обобщенность" означает, что ограничения по ресурсам учитываются на уровне групп оборудования, подразделений или предприятий, и это гарантирует не превышение общего уровня загрузки.

Функции оперативного планирования загрузки мощностей позволяют учитывать динамику и реальное состояние производства. Это дает возможность приводить производственные планы в соответствие с доступными мощностями. Таким образом, средства детального планирования загрузки производственных мощностей позволяют планировать работы в соответствии с основным производственным планом в рамках заданного периода планирования, с учетом производственных и эксплуатационных заданий.

Наконец, ERP-системы позволяют формировать и контролировать исполнение детальных объемно-календарных планов, которые формируются для отдельных производственных заказов, с учетом приоритетов их исполнения.

Управление продажами

В качестве основных функций управления продажами можно выделить ведение информационной базы о клиентах, оценку возможности принятия клиентских заказов к исполнению, управление запасами готовой продукции и ее отгрузкой, расчеты цен заказов, а также обработку клиентских запросов.

Ведение информационной базы о клиентах предусматривает заведение на каждого клиента "электронной карточки", в которой регистрируется вся существенная информация. К такой информации, например, относится наименование клиента, его принадлежность к той или иной категории, контактные данные, платежные реквизиты, типовые условия поставок и оплаты за отгруженную продукцию.

Оценка клиентских заказов служит основой для принятия решения о том, следует ли принять заказ к исполнению или отклонить его. Это первый логический шаг производственного процесса, поскольку именно он предваряет формирование портфеля реальных заказов. В этой части ERP-система дает возможность как обобщенной оценки потенциального заказа, так и его детального анализа.

Формирование заказа сопровождается составлением комплектовочной ведомости, которая содержит информацию об объемах отгрузок, а также о складах, откуда будет производиться отгрузка готовой продукции. На основе таких ведомостей может быть организована автоматическая отгрузка, с автоматическим формированием всех соответствующих документов. Для международных операций документы могут формироваться на языке заказчика и в валюте, определенной для конкретного заказчика. Система также предоставляет возможность начисления различных налогов, скидок и наценок, в зависимости от заказчика или особенностей заказа.

ERP-система может полностью обеспечить процедуру ценообразования, включая определение цен и формирование прайс-листа. Также можно организовать процесс заключения договора, принятие его к исполнению и дальнейший контроль исполнения. При заключении договора определяются такие его условия, как номенклатура, размер партии, стоимость, условия и сроки поставки и оплаты. После этого договор ре-гистрируется и ставится на контроль, а на его основе формируются заявки на изготовление продукции.

Немаловажным моментом в отношениях предприятия с его клиентами является возможность быстро и четко реагировать на клиентские запросы, касающиеся конкретных заказов. Для этого в ERP-системах пре-дусматриваются специальные функции обработки клиентских запросов. Каждый раз, когда клиент интересуется состоянием своего заказа, менеджер может воспользоваться "экраном клиентских запросов", который позволяет получить оперативную информацию обо всех заказах клиента и состоянии финансовых взаиморасчетов. При этом менеджер может получить всю необходимую информацию о конкретном клиенте, отсортировать заказы по датам, клиентам, номерам и статусам заказа, просмотреть детали по любому из заказов и если необходимо - внести изменения и дополнения, просмотреть бухгалтерские проводки по счетам дебиторов для определения кредитного статуса клиента, просмотреть детали переписки и контактов с клиентом, просмотреть складские позиции и забронировать товар, просмотреть предварительные оценки заказов и сформировать заказ.

Управление запасами

ERP-системы позволяют управлять материальными потоками, синхронизируя их по времени, с учетом имеющихся запасов и их использования для производства каждого вида продукции. Соответствующие функции системы позволяют оперативно выявлять проблемы, связанные с запасами. В частности, специальные отчеты позволяют контролировать наличие материалов на складах и в производственных цехах, а также фор-мировать перечни всех материалов, необходимых для выполнения конкретных заказ-нарядов на производство, включая отсутствующие материалы, которые должны быть закуплены или произведены.

В ERP-системе каждый вид запасов подлежит описанию, которое может быть различным для разных категорий материалов. Кроме того, в зависимости от происхождения и роли в процессе производства запасы могут характеризоваться как закупаемые, производимые, перемещаемые, складируемые или нескладируемые.

В части управления складами ERP-система позволяет контролировать состояние каждого склада в режиме реального времени. При этом менеджер может видеть каждую единицу материала или товара независимо от того, где именно она находится, даже если этот тип материала складируется в нескольких местах. Одной из наиболее важных функций является синхронное управление несколькими складами одновременно. При этом на разных складах могут храниться запасы с одинаковыми кодами, а также с одинаковыми или разными наборами счетов, по которым производится учет.

Функции управления запасами ERP-систем, как правило, дополняются набором стандартных отчетов. К их числу относятся отчеты по складским операциям, отчеты о запасах по местам складирования, отчеты о транзитных запасах и другие.

Управление закупками

ERP-системы поддерживают функции, связанные с закупочной деятельностью предприятия. В частности, система позволяет инициировать закупочные операции на основе информации из разных источников. К числу документов, которые могут служить основанием для инициирования закупочных операций, относятся заказы на приобретение сырья и материалов, клиентские заказы, заказ-наряды на производство, заявки на перемещение материалов, план-график выпуска продукции. При этом система позволяет контролировать расход материально-производственных запасов и их пополнение в хронологическом порядке по каждому на-именованию.

Система позволяет контролировать преобразование заявки на закупку в заказ к поставщику, при этом заявка может иметь разные статусы, например, "заявлено", "одобрено", "отклонено", "приостановлено", "преобразовано в заказ", "архив". При преобразовании заявки в заказ все позиции должны иметь статус "одобрено" и иметь соответствующего поставщика.

После формирования заявок на закупку и одобрения заявленных позиций уполномоченным лицом формируются сводные заказы поставщикам. На базе одного заказа на закупку можно осуществить поставку одного и того же изделия по разным объектам управления - филиалам, предприятиям, складам и т.д.

Управление закупками в ERP-системах позволяет отслеживать такие данные, как состояние расчетов с поставщиками (график платежей), тарифы и возможные скидки. Каждая строка заказа на закупку может быть привязана к породившим ее операциям: заказ-наряду на производство, заказу клиента, складскому заказу, заказу на перемещение, проекту. При этом для одного и того же товара или запаса система позволяет использовать различные единицы измерения и обеспечивать их преобразование.

Управление производственными процессами

Современные промышленные предприятия должны иметь возможность применять различные методы производственного менеджмента, в зависимости от особенностей производственных процессов и форм организации производства. Поэтому функциональность производственных модулей ERP-систем включает различные методы управления, позволяющие обеспечить необходимый уровень контроля производства. К таким методам, в частности, относятся метод заказ-нарядов на производство (для управления выпуском продукции под заказ), метод производственных графиков (для управления серийным производством), метод JIT/KANBAN.

Каждая методика имеет свои преимущества, в зависимости от уровня гибкости и желаемой глубины контроля. Управление по заказ-нарядам предлагает самый детальный уровень контроля, но взамен требует боль-шого объема ввода данных. С другой стороны, метод KANBAN предполагает очень простое планирование и контроль операций, но накладывает очень жесткие требования на управление складами. В итоге, каким бы ни был выбранный метод производства, ERP-система предоставляет средства и аналитические данные, которые делают производство эффективным и гибким.

Учет и управление финансами

Сущность финансового и управленческого учета

Формирование финансовой и управленческой отчетности представляет собой одну из функций бухгалтерского учета, являющуюся системой сбора, упорядочения и представления экономической информации, ориентированную на две большие группы пользователей - внешних (инвесторов, кредиторов, органы государственной власти, фискальные органы, общественность) и внутренних (директоров и менеджеров предприятия). Соответственно, исходя из ориентации на ту или иную группу пользователей, выделяют два основных направления бухгалтерского учета - финансовый и управленческий учет.

Финансовый учет (financial accounting) ориентирован, прежде всего, на внешних пользователей экономической информации, он обязателен по закону и ведется в соответствии с официально утвержденными стандартами. Управленческий учет (management accounting) ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей экономической информации. Он не является обязательным, ведется по решению руководства предприятия, а принятые методы, подходы и формы управленческой отчетности определяются из соображений полезности для принятия управленческих решений.

Несмотря на объективные различия, финансовый и управленческий учет тесно связаны между собой. Многие принципы, методы и подходы с одинаковым успехом используются как для формирования внешней фи-нансовой отчетности, так и в управленческих целях.

Типовая учетная функциональность ERP-систем охватывает такие области, как ведение главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, учет денежных средств (банковские и кассовые операции), учет материально-производственных запасов, расчеты с персоналом, налоговый учет, формирование бухгалтерской отчетности, а также (что, пожалуй, наиболее важно с точки зрения управления) параллельный учет и аналитические возможности.

Главная книга

Центральное место в учетной системе занимает главная бухгалтерская книга. Ее основное назначение - регистрация всех фактов производственно-хозяйственной деятельности предприятия и создание основы для их последующего анализа.

Основным элементом главной книги является план счетов, который играет роль основного справочника для классификации активов и пассивов компании. Каждый счет определяется его номером. Логически номер счета, как правило, разбивается на главный счет и субсчет. Среди счетов можно выделить бухгалтерские и вспомогательные счета. Бухгалтерские счета соответствуют структуре рабочего плана счетов компании и используются в бухгалтерских проводках. Счета могут быть подразделены на типы в соответствии с методологией бухгалтерского учета: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Вспомогательные счета служат для структурирования информации (например, в форме заголовков), а также для расчета итогов по группам счетов.

Каждый счет главной книги содержит несколько аналитических кодов, которые позволяют группировать счета и проводки для различных аналитических и управленческих целей.

Для формирования бухгалтерских проводок в ERP-системах, как правило, предусматриваются журналы, каждый из которых относится к определенной области деятельности: например, журналы расчетов с дебиторами, расчетов с кредиторами, расчетов с банком, операций с основными средствами, складских операций, расчетов по заработной плате, закупок, производственных операций, операций по проектам. Данные об операциях накапливаются в бухгалтерских журналах до тех пор, пока они не будут проверены и проведены по счетам главной книги.

Важным свойством ERP-систем является их мультивалютность, т.е. поддержка ведения счетов главной книги, выполнения бухгалтерских проводок и формирования сводной отчетности в разных валютах. Это связано с тем, что даже на относительно небольших предприятиях ведение бизнеса требует представления операций в различных валютах, а также оценки экономической эффективности этих операций с разных точек зрения.

Расчеты с дебиторами

Функции учета расчетов с дебиторами в ERP-системах тесно интегрированы с функциями клиентского обслуживания, которые служат для обработки всех операций с клиентами, в том числе выставление счетов и обработку входящих платежей. Возможности системы, в частности, включают ведение и контроль дебиторских лимитов, ведение прайс-листов и условий предоставления скидок, автоматическое и ручное выстав-ление счетов, обеспечение расчетов с применением векселей, формирование напоминаний об оплате, выставление счетов на оплату пеней и штрафов, отчетность по срокам платежей.

Расчеты с кредиторами

Функции учета расчетов с кредиторами обеспечивают обработку всех операций с поставщиками и подрядчиками, у которых предприятие приобретает товары, работы и услуги. Система предусматривает автома-тическую интеграцию бухгалтерии кредиторов с функциями снабжения и поддерживает выполнение таких операций, как формирование заказов, отражение поступающих к оплате счетов, проведение полных или частичных платежей (в т.ч. с использованием чеков и векселей), выполнение авансовых платежей, составление отчетов по срокам платежей.

Основные средства

Учет основных средств в ERP-системах обеспечивает отражение текущего состояния, движения и амортизации основных средств, к числу которых относятся здания, сооружения, оборудование, вычислительная техника и другие объекты. Возможности системы помогают принимать решения в отношении выбора методов амортизации, списания и замены основных средств.

При выбытии объекта основных средств система автоматически рассчитывает все заданные параметры, а также формирует все необходимые бухгалтерские проводки.

Денежные средства

Функции учета денежных средств используются для проведения операций (расчетов) через банковские счета предприятия. К числу таких операций относятся формирование заявки на выполнение платежа, подготовка платежного поручения, получение подтверждения (выписки) из банка об исполнении платежа, выверка банковской выписки, формирование соответствующих бухгалтерских проводок. При этом счета, открытые в одном банке, объединяются в одну группу, что обеспечивает наглядность представления информации.

Кроме того, данный модуль предназначен для ведения кассовых операций: выполнения наличных расчетов (поступления денежных средств в кассу, выдачи денежных средств из кассы), бухгалтерского учета операций, ведения кассовой книги, печати первичных документов и соответствующих отчетов (приходных и расходных кассовых ордеров).

Материально-производственные запасы

Оценка материально-производственных запасов при отпуске в производство или ином их выбытии может производиться с применением сплошного метода, метода средней стоимости, FIFO или LIFO. На основе этих методов в ERP-системе реализуются функции производственной бухгалтерии, которые позволяют автоматизировать учет таких операций, как списание в производство сырья, материалов и полуфабрикатов, приходование собственных полуфабрикатов и отходов производства, учет потерь в пределах норм и сверх норм, отнесение расходов на электро-, тепло- и водоснабжение на основное и вспомогательное производство, учет перемещения полуфабрикатов между цехами, учет цеховых транспортных расходов, учет затрат на ремонт.

Расчеты с персоналом

Как показывает практика, расчеты с персоналом (заработная плата, расчеты с подотчетными лицами) различаются в разных странах из-за законодательных требований и национальных традиций. Поэтому, несмотря на наличие соответствующей функциональности в "западных" ERP-системах, российские партнеры компаний-разработчиков вынуждены довольно существенно перерабатывать модуль расчетов с персоналом. Тем самым обеспечивается учет российских особенностей без нарушения целостности информационной системы предприятия.

Налоговый учет

Важным элементом финансовой составляющей ERP-системы является налоговый учет, позволяющий обеспечить соответствие российскому законодательству в области налогообложения. Налоговая функциональность ERP-систем позволяет автоматически рассчитывать налоги и отражать эти расчеты на соответствующих бухгалтерских счетах. Для каждого из налогов в системе создаются налоговые коды, на основе которых затем формируются налоговые группы и налоговые группы номенклатуры.

Бухгалтерская отчетность

ERP-системы позволяют автоматически формировать бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и промежуточную), предусмотренную соответствующими нормативными документами. В частности, система обеспечивает составление таких форм, как балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств. К числу форм отчетности также относятся приложения к бухгалтерскому балансу, отчет о целевом использовании полученных средств, справка об авансовых взносах налога в бюджет, налоговые декларации, сведения о счетах в рублях и иностранной валюте, расшифровка дебитор-ской и кредиторской задолженности и другие формы отчетности.

Аналитические возможности

Наконец, рассмотрим наиболее важную с точки зрения управленческого учета функциональность ERP-систем - аналитический учет и управленческую отчетность.

Любая ERP-система включает в себя довольно большое число так называемых стандартных отчетов. Эта своеобразная библиотека - результат опыта, накопленного при внедрении системы в разных странах. Примечательно то, что управленческие отчеты (в отличие от финансовой отчетности) не регламентируются никакими внешними нормативными документами и практически не зависят от специфики той или иной страны. Это тот редкий случай, когда функциональность западных разработок может применяться в России без какой-либо дополнительной адаптации.

Наличие стандартных отчетов позволяет любому предприятию составить нужный комплект отчетности на основе тех, которые уже заложены в систему. Но даже если потребуется составить какой-нибудь новый отчет, то это без особого труда можно сделать при помощи специальных средств, которые также встроены в систему.

Для удобства работы пользователей любой отчет можно "выгрузить" в электронную таблицу (например, Microsoft Excel) для последующего анализа и обработки.

Управление персоналом

Модули управления персоналом ERP-систем позволяют собирать, хранить и использовать на практике структурированную информацию о сотрудниках компании, их квалификации и производственном опыте. Прежде всего, обеспечиваются функции кадрового учета, многие из которых регламентируются действующим законодательством. К числу таких функций, в частности, относятся: ведение штатного расписания, ведение списка сотрудников с соответствующими анкетными данными, учет операций по приему и увольнению персонала, формирование табеля учета рабочего времени (включая отражение отпусков и отсутствия сотрудников на работе по болезни или другим причинам), оформление трудовых книжек, формирование необходимой отчетности.

Планирование повышения квалификации сотрудников и их продвижения по службе также может быть реализовано при помощи специальных функций и инструментов. В частности, можно оценивать текущий уровень квалификации и выявлять области возможных улучшений, а затем на основе этого планировать мероприятия, направленные на практическую реализацию выявленных возможностей. Кроме того, имеется возможность автоматизации управления учебными программами и тренингами, как внешними, так и внутрикорпоративными.

Ограниченность ERP-систем

Роль ERP-систем в управлении ресурсами предприятия трудно переоценить. Такие системы представляют собой важнейший элемент текущего и оперативного управления основной деятельностью (операциями) предприятия, включая материальные запасы, производственные мощности, трудовые ресурсы и, конечно же, финансы.

Тем не менее, было бы неверным считать ERP универсальным инструментом, решающим абсолютно все управленческие задачи [43]. Действительно, ERP-система имеет дело со всеми видами ресурсов, но это вовсе не означает, что она обеспечивает все виды управления. И методология, и технология ERP имеют свои рамки, в которых они исторически разрабатывались и развивались. Есть некоторый набор функций и организационных принципов, которые можно считать базовыми для всех систем этого класса. При этом отличия одних программных продуктов от других сводятся к вариациям этих базовых функций (глубине проработки и, возможно, ориентации на определенные типы производства), а также к некоторым дополнительным функциям.

В то же время есть ряд задач управления, выходящих за рамки ERP, и это признают даже сами разработчики таких систем. К таким задачам, в частности, относятся стратегическое управление, долгосрочное и среднесрочное корпоративное планирование, а также многие аналитические задачи. Характерный пример - корпоративное бюджетирование. С одной стороны, в ERP-системе имеется вся информация, необходимая для полноценного бюджетирования, - данные о продажах, закупках, запасах, финансовых вза-имоотношениях с контрагентами. Но, с другой стороны, бюджетный период, как правило, существенно превышает горизонт планирования, охватываемый планами текущей деятельности, которые формируются при помощи ERP-системы. Поэтому ERP-система может предоставить лишь некоторую часть данных для построения корпоративного бюджета, а также обеспечить учетную информацию для план-факт анализа.

В результате одного из исследований, посвященных перечисленным проблемам, были выделены несколько причин ограниченности ERP как систем управления [41].

  • ERP-системы сложны и ориентированы на обработку большого количества отдельных бизнес-операций (трансакций). Ориентация ERP-систем на управление операциями делает затруднительным обобщение и анализ данных для поддержки принятия управленческих решений, особенно в случаях, когда речь идет о нестандартных аналитических задачах. Дело в том, что в ERP-системе данные, как правило, хранятся во множестве реляционных файлов, связанных между собой. Например, файл "Справочник клиентов" связан с файлом "Счета, выставленные клиентам", который, в свою очередь, связан с соответствующей позицией конкретного счета. Все это позволяет эффективно отслеживать детали отдельных операций, и в этом отношении ERP-системы незаменимы. Однако принятие стратегических решений основывается на информации другого характера - агрегированной на макроуровне и особым образом структурированной. Именно такая информация помогает руководителю оценить ситуацию, смоделировать различные сценарии и выбрать тот или иной вариант действий. В рамках ERP-системы это требует не только знания специального языка формирования запросов, но и структуры данных, поэтому задача оперативного извлечения необходимой информации из множества информационных массивов оказывается практически не-выполнимой.
  • ERP-системы, как правило, поставляются с набором стандартных отчетов, которые сфокусированы, опять же, на параметрах отдельных трансакций. Это свойство чрезвычайно важно для оперативной деятельности, например, для управления заказами или отношениями с внешними контрагентами. Но, поскольку ERP-система оперирует понятиями документов, проводок, маршрутов и т.д., формирование гибкой аналитической отчетности, основанной на показателях и их взаимосвязях, становится затруднительным, даже при наличии генераторов отчетов.
  • Медленное формирование управленческой отчетности на основе трансакционных данных. Чем больше количество операций компании, тем медленнее происходит формирование управленческой отчетности, что не позволяет менеджеру получать своевременную, а не устаревшую информацию. Эта проблема частично может быть решена за счет оптимизации вычислительных ресурсов и повышения мощности аппаратной части системы, но даже эти меры недостаточны, например, для выполнения нестандартных аналитических запросов.
  • Цикл закрытия учетного периода требует времени. Получение наиболее важной финансовой информации из ERP-системы связано с закрытием учетного периода. Этот процесс предусматривает специальные бухгалтерские проводки и формирование отчетов, но такие процедуры выполняются лишь спустя некоторое время после завершения соответствующего периода. Однако возможен и другой путь - получить из ERP-системы не готовые отчеты, а лишь остатки по счетам (т. н. "проверочный баланс"), после чего загрузить их в аналитическую систему, обработать и получить управленческую информацию из аналитической системы. Это не является альтернативой формирования полного пакета отчетности средствами ERP-системы, но для поддержки принятия управленческих решений такой способ вполне подходит, поскольку процесс получения важной информации существенно ускоряется, а возможные погрешности, как правило, не столь существенны.
    •

    Результаты упомянутого исследования подтверждают, что функциональность ERP-систем не может считаться достаточной ни для принятия управленческих решений на стратегическом уровне, ни для оперативного анализа информации.

    Один из путей решения перечисленных задач - развитие самих ERP-систем в сторону повышения их аналитической функциональности. Это действительно дает определенный эффект, но в основном на уровне управления операциями. Однако на стратегическом уровне управления возможности ERP-систем все же оказываются ограниченными. Именно это и привело к появлению остальных уровней "аналитической пирамиды", включая системы бизнес-интеллекта и аналитические приложения.

    Таким образом, в силу ряда причин ERP-системы, ориентированные на управление текущей деятельностью, не могут обеспечить решение стратегических задач. Однако они выполняют ряд важных функций, которые крайне необходимы с точки зрения информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента.

    Во-первых, ERP-системы обеспечивают процессы текущего планирования и оперативного управления деятельностью предприятий. При этом в качестве основы для текущего планирования выступают данные, сформированные системой корпоративного планирования и бюджетирования. Таким образом, обеспечивается преемственность и согласованность трех уровней управления - стратегического, тактического и оперативного, что позволяет обеспечить ориентацию текущей деятельности компании на решение стратегических задач.

    Во-вторых, ERP-системы (точнее, их учетные модули) представляют собой основной источник фактической информации для системы информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента, поскольку именно они обеспечивают регистрацию операций и обобщение трансакционных данных. Эта информация впоследствии используется на корпоративном уровне для анализа и контроля реализации стратегий.

    В-третьих, именно ERP-системы формируют "индивидуальную" финансовую отчетность, т.е. отчетность отдельных предприятий. Такая отчетность представляет самостоятельную ценность, поскольку она является публичной и становится доступной для всех стейкхолдеров после ее опубликования. Кроме того, индивидуальная финансовая отчетность используется на корпоративном уровне в качестве исходной информации для формирования консолидированной финансовой отчетности, дающей пользователям экономической информации представление о группе компаний в целом.

    Можно сделать вывод о необходимости интеграции ERP-систем с аналитическими системами стратегического уровня. Такая интеграция позволяет обеспечить всех заинтересованных лиц (и прежде всего - руко-водителей и менеджеров предприятия) качественной управленческой информацией для принятия обоснованных управленческих решений.

    Страницы:

    Сущность ERP-систем

    В соответствии с определением Американской ассоциации по управлению запасами и производством (American Inventory and Production Control Society, APICS) термин "ERP-система" может употребляться в двух значениях. Во-первых, это информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для производства, закупки, отгрузки и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это методология эффективного планирования и управления ресурсами предприятия, которые необходимы для производства, закупки, отгрузки и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибуции и оказания услуг.

    Практически все ERP-системы построены по модульному принципу, что дает предприятию возможность выбора и внедрения лишь тех модулей, которые ему действительно необходимы. Модули разных систем могут отличаться как по названиям, так и по содержанию. Тем не менее, есть некоторый набор функций, который может считаться типовым для всех программных продуктов класса ERP. Рассмотрим основные функции ERP-систем, условно подразделив их на функции управления запасами и производством, функции учета и управления финансами и функции управления персоналом [44].

    Управление запасами и производством

    К основным функциям ERP-систем в области управления запасами и производством относятся: управление спецификациями изделий и технологиями производства, планирование операций, управление продажами, управление запасами, управление закупками, управление производственными процессами.

    Управление спецификациями изделий и технологиями производства

    Современное промышленное производство характеризуется наличием сложных изделий, состоящих из сотен или даже тысяч составных частей - деталей, узлов, агрегатов и т.д. Структура таких изделий может быть схематично представлена в графическом виде, когда на первом (верхнем) уровне располагается само изделие, а на нижестоящих уровнях - те агрегаты, узлы и детали, из которых это изделие состоит.

    Схема, отражающая состав сложного изделия, в английском языке получила название bill of material (BOM), в русском языке аналогами являются такие термины, как спецификация, состав изделия или рецептура. В такой схеме одна и та же деталь может присутствовать несколько раз, она может использоваться в составе разных узлов и агрегатов. Процедуру определения связей между различными уровнями изделия называют разузлованием (explosion). Схема разузлования позволяет представить сложное изделие как совокупность элементарных деталей, входящих в его состав. Такое представление изделия исключает дублирование одинаковых компонент, хотя при этом теряется представление о том, какие детали входят в состав отдельных узлов и агрегатов.

    Функции управления спецификациями и технологиями ERP-систем позволяют организовать ведение реестра спецификаций, включая специфические характеристики продуктов и условия контроля их качества. При этом для каждой позиции может поддерживаться несколько вариантов спецификаций.

    Характеристики технологий производства включают описание последовательностей производственных процессов и отдельных операций, а также всех материалов и трудозатрат, необходимых для производства той или иной продукции. Некоторые ERP-системы (например, применяемые в химической или пищевой промышленности) позволяют динамически корректировать формулы и рецептуры в зависимости от свойств и качества исходных материалов.

    Спецификации позволяют определить все необходимые ресурсы, задействованные на разных стадиях производственного процесса, т.е. информацию для текущего планирования материальных потоков и загрузки производственных мощностей. Характеристики изделий и описания технологических процессов также важны и для оперативного управления производством, например, в случаях, когда требуется согласовать спецификации продуктов с особенностями тех или иных производственных линий.

    Планирование операций

    Функциональность ERP-систем позволяет поддерживать полную иерархию операционного планирования текущего уровня, включая формирование основного производственного плана, планирование потреб-ностей в материалах, планирование загрузки мощностей, а также формирование оперативных объемно-календарных планов.

    Функции формирования основного производственного плана дают возможность разработать производственный план, соответствующий как уже имеющемуся портфелю заказов, так и прогнозируемому объему продаж, с учетом доступных ресурсов. При формировании основного производственного плана для каждого периода определяется объем конечной продукции, который необходимо произвести, с учетом ожидаемого спроса, имеющихся запасов и производственных мощностей.

    Функции планирования потребностей в материалах позволяют определять, какие материалы и в каком количестве предприятию следует приобрести или произвести на основании основного производственного плана и соответствующих ему производственных заданий.

    Функции обобщенного планирования загрузки мощностей предоставляют возможность формирования обобщенных планов загрузки, а также просмотра запланированных потребностей в ресурсах и сравнения их с имеющимися ограничениями. "Обобщенность" означает, что ограничения по ресурсам учитываются на уровне групп оборудования, подразделений или предприятий, и это гарантирует не превышение общего уровня загрузки.

    Функции оперативного планирования загрузки мощностей позволяют учитывать динамику и реальное состояние производства. Это дает возможность приводить производственные планы в соответствие с доступными мощностями. Таким образом, средства детального планирования загрузки производственных мощностей позволяют планировать работы в соответствии с основным производственным планом в рамках заданного периода планирования, с учетом производственных и эксплуатационных заданий.

    Наконец, ERP-системы позволяют формировать и контролировать исполнение детальных объемно-календарных планов, которые формируются для отдельных производственных заказов, с учетом приоритетов их исполнения.

    Управление продажами

    В качестве основных функций управления продажами можно выделить ведение информационной базы о клиентах, оценку возможности принятия клиентских заказов к исполнению, управление запасами готовой продукции и ее отгрузкой, расчеты цен заказов, а также обработку клиентских запросов.

    Ведение информационной базы о клиентах предусматривает заведение на каждого клиента "электронной карточки", в которой регистрируется вся существенная информация. К такой информации, например, относится наименование клиента, его принадлежность к той или иной категории, контактные данные, платежные реквизиты, типовые условия поставок и оплаты за отгруженную продукцию.

    Оценка клиентских заказов служит основой для принятия решения о том, следует ли принять заказ к исполнению или отклонить его. Это первый логический шаг производственного процесса, поскольку именно он предваряет формирование портфеля реальных заказов. В этой части ERP-система дает возможность как обобщенной оценки потенциального заказа, так и его детального анализа.

    Формирование заказа сопровождается составлением комплектовочной ведомости, которая содержит информацию об объемах отгрузок, а также о складах, откуда будет производиться отгрузка готовой продукции. На основе таких ведомостей может быть организована автоматическая отгрузка, с автоматическим формированием всех соответствующих документов. Для международных операций документы могут формироваться на языке заказчика и в валюте, определенной для конкретного заказчика. Система также предоставляет возможность начисления различных налогов, скидок и наценок, в зависимости от заказчика или особенностей заказа.

    ERP-система может полностью обеспечить процедуру ценообразования, включая определение цен и формирование прайс-листа. Также можно организовать процесс заключения договора, принятие его к исполнению и дальнейший контроль исполнения. При заключении договора определяются такие его условия, как номенклатура, размер партии, стоимость, условия и сроки поставки и оплаты. После этого договор ре-гистрируется и ставится на контроль, а на его основе формируются заявки на изготовление продукции.

    Немаловажным моментом в отношениях предприятия с его клиентами является возможность быстро и четко реагировать на клиентские запросы, касающиеся конкретных заказов. Для этого в ERP-системах пре-дусматриваются специальные функции обработки клиентских запросов. Каждый раз, когда клиент интересуется состоянием своего заказа, менеджер может воспользоваться "экраном клиентских запросов", который позволяет получить оперативную информацию обо всех заказах клиента и состоянии финансовых взаиморасчетов. При этом менеджер может получить всю необходимую информацию о конкретном клиенте, отсортировать заказы по датам, клиентам, номерам и статусам заказа, просмотреть детали по любому из заказов и если необходимо - внести изменения и дополнения, просмотреть бухгалтерские проводки по счетам дебиторов для определения кредитного статуса клиента, просмотреть детали переписки и контактов с клиентом, просмотреть складские позиции и забронировать товар, просмотреть предварительные оценки заказов и сформировать заказ.

    Управление запасами

    ERP-системы позволяют управлять материальными потоками, синхронизируя их по времени, с учетом имеющихся запасов и их использования для производства каждого вида продукции. Соответствующие функции системы позволяют оперативно выявлять проблемы, связанные с запасами. В частности, специальные отчеты позволяют контролировать наличие материалов на складах и в производственных цехах, а также фор-мировать перечни всех материалов, необходимых для выполнения конкретных заказ-нарядов на производство, включая отсутствующие материалы, которые должны быть закуплены или произведены.

    В ERP-системе каждый вид запасов подлежит описанию, которое может быть различным для разных категорий материалов. Кроме того, в зависимости от происхождения и роли в процессе производства запасы могут характеризоваться как закупаемые, производимые, перемещаемые, складируемые или нескладируемые.

    В части управления складами ERP-система позволяет контролировать состояние каждого склада в режиме реального времени. При этом менеджер может видеть каждую единицу материала или товара независимо от того, где именно она находится, даже если этот тип материала складируется в нескольких местах. Одной из наиболее важных функций является синхронное управление несколькими складами одновременно. При этом на разных складах могут храниться запасы с одинаковыми кодами, а также с одинаковыми или разными наборами счетов, по которым производится учет.

    Функции управления запасами ERP-систем, как правило, дополняются набором стандартных отчетов. К их числу относятся отчеты по складским операциям, отчеты о запасах по местам складирования, отчеты о транзитных запасах и другие.

    Управление закупками

    ERP-системы поддерживают функции, связанные с закупочной деятельностью предприятия. В частности, система позволяет инициировать закупочные операции на основе информации из разных источников. К числу документов, которые могут служить основанием для инициирования закупочных операций, относятся заказы на приобретение сырья и материалов, клиентские заказы, заказ-наряды на производство, заявки на перемещение материалов, план-график выпуска продукции. При этом система позволяет контролировать расход материально-производственных запасов и их пополнение в хронологическом порядке по каждому на-именованию.

    Система позволяет контролировать преобразование заявки на закупку в заказ к поставщику, при этом заявка может иметь разные статусы, например, "заявлено", "одобрено", "отклонено", "приостановлено", "преобразовано в заказ", "архив". При преобразовании заявки в заказ все позиции должны иметь статус "одобрено" и иметь соответствующего поставщика.

    После формирования заявок на закупку и одобрения заявленных позиций уполномоченным лицом формируются сводные заказы поставщикам. На базе одного заказа на закупку можно осуществить поставку одного и того же изделия по разным объектам управления - филиалам, предприятиям, складам и т.д.

    Управление закупками в ERP-системах позволяет отслеживать такие данные, как состояние расчетов с поставщиками (график платежей), тарифы и возможные скидки. Каждая строка заказа на закупку может быть привязана к породившим ее операциям: заказ-наряду на производство, заказу клиента, складскому заказу, заказу на перемещение, проекту. При этом для одного и того же товара или запаса система позволяет использовать различные единицы измерения и обеспечивать их преобразование.

    Управление производственными процессами

    Современные промышленные предприятия должны иметь возможность применять различные методы производственного менеджмента, в зависимости от особенностей производственных процессов и форм организации производства. Поэтому функциональность производственных модулей ERP-систем включает различные методы управления, позволяющие обеспечить необходимый уровень контроля производства. К таким методам, в частности, относятся метод заказ-нарядов на производство (для управления выпуском продукции под заказ), метод производственных графиков (для управления серийным производством), метод JIT/KANBAN.

    Каждая методика имеет свои преимущества, в зависимости от уровня гибкости и желаемой глубины контроля. Управление по заказ-нарядам предлагает самый детальный уровень контроля, но взамен требует боль-шого объема ввода данных. С другой стороны, метод KANBAN предполагает очень простое планирование и контроль операций, но накладывает очень жесткие требования на управление складами. В итоге, каким бы ни был выбранный метод производства, ERP-система предоставляет средства и аналитические данные, которые делают производство эффективным и гибким.

    Учет и управление финансами

    Сущность финансового и управленческого учета

    Формирование финансовой и управленческой отчетности представляет собой одну из функций бухгалтерского учета, являющуюся системой сбора, упорядочения и представления экономической информации, ориентированную на две большие группы пользователей - внешних (инвесторов, кредиторов, органы государственной власти, фискальные органы, общественность) и внутренних (директоров и менеджеров предприятия). Соответственно, исходя из ориентации на ту или иную группу пользователей, выделяют два основных направления бухгалтерского учета - финансовый и управленческий учет.

    Финансовый учет (financial accounting) ориентирован, прежде всего, на внешних пользователей экономической информации, он обязателен по закону и ведется в соответствии с официально утвержденными стандартами. Управленческий учет (management accounting) ориентирован, прежде всего, на внутренних пользователей экономической информации. Он не является обязательным, ведется по решению руководства предприятия, а принятые методы, подходы и формы управленческой отчетности определяются из соображений полезности для принятия управленческих решений.

    Несмотря на объективные различия, финансовый и управленческий учет тесно связаны между собой. Многие принципы, методы и подходы с одинаковым успехом используются как для формирования внешней фи-нансовой отчетности, так и в управленческих целях.

    Типовая учетная функциональность ERP-систем охватывает такие области, как ведение главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, учет денежных средств (банковские и кассовые операции), учет материально-производственных запасов, расчеты с персоналом, налоговый учет, формирование бухгалтерской отчетности, а также (что, пожалуй, наиболее важно с точки зрения управления) параллельный учет и аналитические возможности.

    Главная книга

    Центральное место в учетной системе занимает главная бухгалтерская книга. Ее основное назначение - регистрация всех фактов производственно-хозяйственной деятельности предприятия и создание основы для их последующего анализа.

    Основным элементом главной книги является план счетов, который играет роль основного справочника для классификации активов и пассивов компании. Каждый счет определяется его номером. Логически номер счета, как правило, разбивается на главный счет и субсчет. Среди счетов можно выделить бухгалтерские и вспомогательные счета. Бухгалтерские счета соответствуют структуре рабочего плана счетов компании и используются в бухгалтерских проводках. Счета могут быть подразделены на типы в соответствии с методологией бухгалтерского учета: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Вспомогательные счета служат для структурирования информации (например, в форме заголовков), а также для расчета итогов по группам счетов.

    Каждый счет главной книги содержит несколько аналитических кодов, которые позволяют группировать счета и проводки для различных аналитических и управленческих целей.

    Для формирования бухгалтерских проводок в ERP-системах, как правило, предусматриваются журналы, каждый из которых относится к определенной области деятельности: например, журналы расчетов с дебиторами, расчетов с кредиторами, расчетов с банком, операций с основными средствами, складских операций, расчетов по заработной плате, закупок, производственных операций, операций по проектам. Данные об операциях накапливаются в бухгалтерских журналах до тех пор, пока они не будут проверены и проведены по счетам главной книги.

    Важным свойством ERP-систем является их мультивалютность, т.е. поддержка ведения счетов главной книги, выполнения бухгалтерских проводок и формирования сводной отчетности в разных валютах. Это связано с тем, что даже на относительно небольших предприятиях ведение бизнеса требует представления операций в различных валютах, а также оценки экономической эффективности этих операций с разных точек зрения.

    Расчеты с дебиторами

    Функции учета расчетов с дебиторами в ERP-системах тесно интегрированы с функциями клиентского обслуживания, которые служат для обработки всех операций с клиентами, в том числе выставление счетов и обработку входящих платежей. Возможности системы, в частности, включают ведение и контроль дебиторских лимитов, ведение прайс-листов и условий предоставления скидок, автоматическое и ручное выстав-ление счетов, обеспечение расчетов с применением векселей, формирование напоминаний об оплате, выставление счетов на оплату пеней и штрафов, отчетность по срокам платежей.

    Расчеты с кредиторами

    Функции учета расчетов с кредиторами обеспечивают обработку всех операций с поставщиками и подрядчиками, у которых предприятие приобретает товары, работы и услуги. Система предусматривает автома-тическую интеграцию бухгалтерии кредиторов с функциями снабжения и поддерживает выполнение таких операций, как формирование заказов, отражение поступающих к оплате счетов, проведение полных или частичных платежей (в т.ч. с использованием чеков и векселей), выполнение авансовых платежей, составление отчетов по срокам платежей.

    Основные средства

    Учет основных средств в ERP-системах обеспечивает отражение текущего состояния, движения и амортизации основных средств, к числу которых относятся здания, сооружения, оборудование, вычислительная техника и другие объекты. Возможности системы помогают принимать решения в отношении выбора методов амортизации, списания и замены основных средств.

    При выбытии объекта основных средств система автоматически рассчитывает все заданные параметры, а также формирует все необходимые бухгалтерские проводки.

    Денежные средства

    Функции учета денежных средств используются для проведения операций (расчетов) через банковские счета предприятия. К числу таких операций относятся формирование заявки на выполнение платежа, подготовка платежного поручения, получение подтверждения (выписки) из банка об исполнении платежа, выверка банковской выписки, формирование соответствующих бухгалтерских проводок. При этом счета, открытые в одном банке, объединяются в одну группу, что обеспечивает наглядность представления информации.

    Кроме того, данный модуль предназначен для ведения кассовых операций: выполнения наличных расчетов (поступления денежных средств в кассу, выдачи денежных средств из кассы), бухгалтерского учета операций, ведения кассовой книги, печати первичных документов и соответствующих отчетов (приходных и расходных кассовых ордеров).

    Материально-производственные запасы

    Оценка материально-производственных запасов при отпуске в производство или ином их выбытии может производиться с применением сплошного метода, метода средней стоимости, FIFO или LIFO. На основе этих методов в ERP-системе реализуются функции производственной бухгалтерии, которые позволяют автоматизировать учет таких операций, как списание в производство сырья, материалов и полуфабрикатов, приходование собственных полуфабрикатов и отходов производства, учет потерь в пределах норм и сверх норм, отнесение расходов на электро-, тепло- и водоснабжение на основное и вспомогательное производство, учет перемещения полуфабрикатов между цехами, учет цеховых транспортных расходов, учет затрат на ремонт.

    Расчеты с персоналом

    Как показывает практика, расчеты с персоналом (заработная плата, расчеты с подотчетными лицами) различаются в разных странах из-за законодательных требований и национальных традиций. Поэтому, несмотря на наличие соответствующей функциональности в "западных" ERP-системах, российские партнеры компаний-разработчиков вынуждены довольно существенно перерабатывать модуль расчетов с персоналом. Тем самым обеспечивается учет российских особенностей без нарушения целостности информационной системы предприятия.

    Налоговый учет

    Важным элементом финансовой составляющей ERP-системы является налоговый учет, позволяющий обеспечить соответствие российскому законодательству в области налогообложения. Налоговая функциональность ERP-систем позволяет автоматически рассчитывать налоги и отражать эти расчеты на соответствующих бухгалтерских счетах. Для каждого из налогов в системе создаются налоговые коды, на основе которых затем формируются налоговые группы и налоговые группы номенклатуры.

    Бухгалтерская отчетность

    ERP-системы позволяют автоматически формировать бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и промежуточную), предусмотренную соответствующими нормативными документами. В частности, система обеспечивает составление таких форм, как балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств. К числу форм отчетности также относятся приложения к бухгалтерскому балансу, отчет о целевом использовании полученных средств, справка об авансовых взносах налога в бюджет, налоговые декларации, сведения о счетах в рублях и иностранной валюте, расшифровка дебитор-ской и кредиторской задолженности и другие формы отчетности.

    Аналитические возможности

    Наконец, рассмотрим наиболее важную с точки зрения управленческого учета функциональность ERP-систем - аналитический учет и управленческую отчетность.

    Любая ERP-система включает в себя довольно большое число так называемых стандартных отчетов. Эта своеобразная библиотека - результат опыта, накопленного при внедрении системы в разных странах. Примечательно то, что управленческие отчеты (в отличие от финансовой отчетности) не регламентируются никакими внешними нормативными документами и практически не зависят от специфики той или иной страны. Это тот редкий случай, когда функциональность западных разработок может применяться в России без какой-либо дополнительной адаптации.

    Наличие стандартных отчетов позволяет любому предприятию составить нужный комплект отчетности на основе тех, которые уже заложены в систему. Но даже если потребуется составить какой-нибудь новый отчет, то это без особого труда можно сделать при помощи специальных средств, которые также встроены в систему.

    Для удобства работы пользователей любой отчет можно "выгрузить" в электронную таблицу (например, Microsoft Excel) для последующего анализа и обработки.

    Управление персоналом

    Модули управления персоналом ERP-систем позволяют собирать, хранить и использовать на практике структурированную информацию о сотрудниках компании, их квалификации и производственном опыте. Прежде всего, обеспечиваются функции кадрового учета, многие из которых регламентируются действующим законодательством. К числу таких функций, в частности, относятся: ведение штатного расписания, ведение списка сотрудников с соответствующими анкетными данными, учет операций по приему и увольнению персонала, формирование табеля учета рабочего времени (включая отражение отпусков и отсутствия сотрудников на работе по болезни или другим причинам), оформление трудовых книжек, формирование необходимой отчетности.

    Планирование повышения квалификации сотрудников и их продвижения по службе также может быть реализовано при помощи специальных функций и инструментов. В частности, можно оценивать текущий уровень квалификации и выявлять области возможных улучшений, а затем на основе этого планировать мероприятия, направленные на практическую реализацию выявленных возможностей. Кроме того, имеется возможность автоматизации управления учебными программами и тренингами, как внешними, так и внутрикорпоративными.

    Ограниченность ERP-систем

    Роль ERP-систем в управлении ресурсами предприятия трудно переоценить. Такие системы представляют собой важнейший элемент текущего и оперативного управления основной деятельностью (операциями) предприятия, включая материальные запасы, производственные мощности, трудовые ресурсы и, конечно же, финансы.

    Тем не менее, было бы неверным считать ERP универсальным инструментом, решающим абсолютно все управленческие задачи [43]. Действительно, ERP-система имеет дело со всеми видами ресурсов, но это вовсе не означает, что она обеспечивает все виды управления. И методология, и технология ERP имеют свои рамки, в которых они исторически разрабатывались и развивались. Есть некоторый набор функций и организационных принципов, которые можно считать базовыми для всех систем этого класса. При этом отличия одних программных продуктов от других сводятся к вариациям этих базовых функций (глубине проработки и, возможно, ориентации на определенные типы производства), а также к некоторым дополнительным функциям.

    В то же время есть ряд задач управления, выходящих за рамки ERP, и это признают даже сами разработчики таких систем. К таким задачам, в частности, относятся стратегическое управление, долгосрочное и среднесрочное корпоративное планирование, а также многие аналитические задачи. Характерный пример - корпоративное бюджетирование. С одной стороны, в ERP-системе имеется вся информация, необходимая для полноценного бюджетирования, - данные о продажах, закупках, запасах, финансовых вза-имоотношениях с контрагентами. Но, с другой стороны, бюджетный период, как правило, существенно превышает горизонт планирования, охватываемый планами текущей деятельности, которые формируются при помощи ERP-системы. Поэтому ERP-система может предоставить лишь некоторую часть данных для построения корпоративного бюджета, а также обеспечить учетную информацию для план-факт анализа.

    В результате одного из исследований, посвященных перечисленным проблемам, были выделены несколько причин ограниченности ERP как систем управления [41].

  • ERP-системы сложны и ориентированы на обработку большого количества отдельных бизнес-операций (трансакций). Ориентация ERP-систем на управление операциями делает затруднительным обобщение и анализ данных для поддержки принятия управленческих решений, особенно в случаях, когда речь идет о нестандартных аналитических задачах. Дело в том, что в ERP-системе данные, как правило, хранятся во множестве реляционных файлов, связанных между собой. Например, файл "Справочник клиентов" связан с файлом "Счета, выставленные клиентам", который, в свою очередь, связан с соответствующей позицией конкретного счета. Все это позволяет эффективно отслеживать детали отдельных операций, и в этом отношении ERP-системы незаменимы. Однако принятие стратегических решений основывается на информации другого характера - агрегированной на макроуровне и особым образом структурированной. Именно такая информация помогает руководителю оценить ситуацию, смоделировать различные сценарии и выбрать тот или иной вариант действий. В рамках ERP-системы это требует не только знания специального языка формирования запросов, но и структуры данных, поэтому задача оперативного извлечения необходимой информации из множества информационных массивов оказывается практически не-выполнимой.
  • ERP-системы, как правило, поставляются с набором стандартных отчетов, которые сфокусированы, опять же, на параметрах отдельных трансакций. Это свойство чрезвычайно важно для оперативной деятельности, например, для управления заказами или отношениями с внешними контрагентами. Но, поскольку ERP-система оперирует понятиями документов, проводок, маршрутов и т.д., формирование гибкой аналитической отчетности, основанной на показателях и их взаимосвязях, становится затруднительным, даже при наличии генераторов отчетов.
  • Медленное формирование управленческой отчетности на основе трансакционных данных. Чем больше количество операций компании, тем медленнее происходит формирование управленческой отчетности, что не позволяет менеджеру получать своевременную, а не устаревшую информацию. Эта проблема частично может быть решена за счет оптимизации вычислительных ресурсов и повышения мощности аппаратной части системы, но даже эти меры недостаточны, например, для выполнения нестандартных аналитических запросов.
  • Цикл закрытия учетного периода требует времени. Получение наиболее важной финансовой информации из ERP-системы связано с закрытием учетного периода. Этот процесс предусматривает специальные бухгалтерские проводки и формирование отчетов, но такие процедуры выполняются лишь спустя некоторое время после завершения соответствующего периода. Однако возможен и другой путь - получить из ERP-системы не готовые отчеты, а лишь остатки по счетам (т. н. "проверочный баланс"), после чего загрузить их в аналитическую систему, обработать и получить управленческую информацию из аналитической системы. Это не является альтернативой формирования полного пакета отчетности средствами ERP-системы, но для поддержки принятия управленческих решений такой способ вполне подходит, поскольку процесс получения важной информации существенно ускоряется, а возможные погрешности, как правило, не столь существенны.
    •

    Результаты упомянутого исследования подтверждают, что функциональность ERP-систем не может считаться достаточной ни для принятия управленческих решений на стратегическом уровне, ни для оперативного анализа информации.

    Один из путей решения перечисленных задач - развитие самих ERP-систем в сторону повышения их аналитической функциональности. Это действительно дает определенный эффект, но в основном на уровне управления операциями. Однако на стратегическом уровне управления возможности ERP-систем все же оказываются ограниченными. Именно это и привело к появлению остальных уровней "аналитической пирамиды", включая системы бизнес-интеллекта и аналитические приложения.

    Таким образом, в силу ряда причин ERP-системы, ориентированные на управление текущей деятельностью, не могут обеспечить решение стратегических задач. Однако они выполняют ряд важных функций, которые крайне необходимы с точки зрения информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента.

    Во-первых, ERP-системы обеспечивают процессы текущего планирования и оперативного управления деятельностью предприятий. При этом в качестве основы для текущего планирования выступают данные, сформированные системой корпоративного планирования и бюджетирования. Таким образом, обеспечивается преемственность и согласованность трех уровней управления - стратегического, тактического и оперативного, что позволяет обеспечить ориентацию текущей деятельности компании на решение стратегических задач.

    Во-вторых, ERP-системы (точнее, их учетные модули) представляют собой основной источник фактической информации для системы информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента, поскольку именно они обеспечивают регистрацию операций и обобщение трансакционных данных. Эта информация впоследствии используется на корпоративном уровне для анализа и контроля реализации стратегий.

    В-третьих, именно ERP-системы формируют "индивидуальную" финансовую отчетность, т.е. отчетность отдельных предприятий. Такая отчетность представляет самостоятельную ценность, поскольку она является публичной и становится доступной для всех стейкхолдеров после ее опубликования. Кроме того, индивидуальная финансовая отчетность используется на корпоративном уровне в качестве исходной информации для формирования консолидированной финансовой отчетности, дающей пользователям экономической информации представление о группе компаний в целом.

    Можно сделать вывод о необходимости интеграции ERP-систем с аналитическими системами стратегического уровня. Такая интеграция позволяет обеспечить всех заинтересованных лиц (и прежде всего - руко-водителей и менеджеров предприятия) качественной управленческой информацией для принятия обоснованных управленческих решений.

    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^