Записаться

ПОСТРОЕНИЕ SIPOC

Описания бизнес-процессов 

Вариант 1 – Организация рабочего места нового сотрудника

Компания активно растёт - более 100 новых сотрудников выходят на работу каждый месяц. При приеме на работу нового сотрудника необходимо организовать для него новое рабочее место. После согласования с руководителем структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник, менеджер по персоналу сообщает дату первого рабочего дня нового сотрудника. К этой дате отдел административно-хозяйственного обеспечения должен закупить мебель (стол, офисное кресло), ИТ-служба должна предоставить рабочий компьютер и телефон, внести нового сотрудника в ИТ-системы компании, предоставить права доступа. Однако не всегда удаётся сделать все вовремя... 

Вариант 2 – Оформление пропуска

Для посещения организации необходимо оформить разовый пропуск. Сотрудник принимающей стороны согласовывает с посетителем время визита, готовит заявку на выдачу разового пропуска, визирует её у руководителя структурного подразделения, в которое планируется визит и передает в бюро пропусков. Прибывший в организацию посетитель обращается в бюро пропусков. Сотрудник бюро пропусков получает согласие посетителя на обработку персональных данных, фиксирует паспортные данные посетителя и выдает ему пропуск (распечатанным на бумаге или в виде смарт-карты). Сотрудник службы охраны сверяет паспортные данные с указанными в пропуске, при необходимости осуществляет досмотр.  Посетитель проходит на территорию организации, после завершения визита отмечает пропуск у руководителя структурного подразделения и при выходе передает пропуск сотруднику службы охраны. 

5-SIPOC

Комментарий к лекции

В лекции даются варианты описаний  процессов. Для первого процесса сначала приводится вариант некорректного описания, а затем предлагается модель правильного описания. 

В конце лекции дается описание второго процесса. 

Значение названия процесса

Первое и часто упускаемое действие — определить название процесса. Это не просто идентификация. Название служит атрибутом, который необходимо создать до начала моделирования. Когда вы приступаете к построению модели, например, с помощью матрицы SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers — Поставщики, Входы, Процесс, Выходы, Потребители), у вас уже должно быть отработанное, уточнённое и актуальное наименование. Это позволяет впоследствии создать модель с корректным атрибутом.

Анализ ошибок на примере организации рабочего места

Рассмотрим кейс: «Организация рабочего места для нового сотрудника». В одном из вариантов матрицы были указаны ключевые поставщики — поставщики мебели и аппаратуры. Однако это лишь часть участников.

Поставщики — это те, кто предоставляет ключевой вход. Ключевой вход — это ресурс или информация, без которых процесс не может стартовать. Старт процесса регистрируется по начальному событию и по тому информационному ресурсу, который запускает работу. В нашем случае мебель и аппаратура являются вторичными входами. Без информации о новом сотруднике (его первый рабочий день, персональные данные) потребности в столе или компьютере не возникнет. Следовательно, подразделение, предоставляющее такие данные (например, отдел кадров), становится ключевым поставщиком.

Далее, некорректно указаны потребители и результат. В ошибочном варианте выходом или результатом процесса мог считаться сам сотрудник компании, что неверно. Результат — это не человек, а организованное рабочее место.

В качестве потребителя внутреннего процесса можно указать «компанию», но лучше конкретизировать. Если заявку на организацию места подало конкретное структурное подразделение, именно оно получает результат в первую очередь. Возможны и вторичные потребители.

Корректное построение матрицы SIPOC

Название: «Организация рабочего места для нового сотрудника». Почему именно так, а не «Организация рабочего места»? Потому что нюансы для нового сотрудника, переведённого из другого отдела или давно работающего будут различаться, и это влияет на специфику процесса. Процесс должен быть повторяемым и конкретным. Название должно быть лаконичным, но полностью отражать специфику.

Поставщики и входы (ключевые и вторичные):

• Ключевой поставщик: Отдел кадров (конкретно — менеджер по персоналу).
• Ключевой вход: Информация о дате первого рабочего дня нового сотрудника. Без неё процесс не начнется — остальные ресурсы не понадобятся.
• Вторичные поставщики и входы:
  • Отдел административно-хозяйственного обеспечения предоставляет стол, офисное кресло, рабочий компьютер, телефон.
  • IT-служба предоставляет настроенную IT-систему или её модуль.

Этапы процесса: В самой матрице этапы можно перечислить списком или отобразить простой схемой. Допустимо стрелками показывать, какой поставщик какой именно вход предоставляет. Уровень детализации зависит от целей использования матрицы.

Выходы и потребители (ключевые и вторичные):

• Ключевой выход: Готовое новое рабочее место с правами доступа. Важно не просто указать «рабочее место», а конкретизировать, что оно укомплектовано и имеет настроенные права. Сопутствующий выход — обновлённая информационная система компании (базы данных).
• Ключевые потребители:
  • Структурное подразделение, в котором будет работать новый сотрудник. Оно заинтересовано в скорости и полноте оснащения, так как это влияет на быстроту включения сотрудника в работу.
  • Сам новый сотрудник, который без готового места не может приступить к обязанностям.
• Вторичные потребители: IT-служба (если она сопровождает выданные ресурсы).

Цель процесса

Цель должна быть максимально конкретной и отражать измеримые критерии. Для рассматриваемого процесса она может звучать так: «Максимально эффективно и с наименьшими затратами по времени организовать рабочее место для нового сотрудника со своевременным добавлением его в информационную систему предприятия и предоставлением необходимого уровня доступа к данным». Здесь отражены параметры скорости, полноты ИТ-поддержки, что принципиально для дальнейшего анализа эффективности.

Подобная конкретизация цели помогает при обучении сотрудников. Исполнители сразу понимают, что процесс связан не просто с установкой мебели, а с обеспечением безопасности, коммуникациями и бесперебойной работой подразделения.

Пример с получением разового пропуска

Другой кейс — «Получение разового пропуска». Здесь корректное перечисление этапов увязывает действия каждого поставщика. Ключевой выход — выданный пропуск. Могут присутствовать вторичные выходы, например, фиксация времени в информационной системе. Цель формулируется как «визит в организацию с учётом всех требований безопасности в установленные сроки с фиксацией в информационной системе». Это также подчёркивает связь процесса с системой безопасности и регламентами.

Заключение

Матрица SIPOC — простой, но очень удобный инструмент первичной идентификации процесса и всех его составных частей. Она даёт базис, который затем используется для детального моделирования. Полученная таблица с поставщиками, входами, этапами, выходами и потребителями становится готовым первичным результатом анализа, переводящим текстовое описание в структурированную основу для дальнейшей работы.

Краткие итоги

Основное содержание сконцентрировано на методически выверенном подходе к первичному структурированию бизнес-процессов. Ключевой идеей выступает отказ от поверхностного, интуитивного описания в пользу строгой аналитической рамки, где каждый элемент занимает строго определённое место. Отправной точкой служит осознание того, что название процесса — не формальность, а компактное определение его границ и повторяемой специфики. Без такой конкретизации один и тот же набор операций для разных категорий участников будет смешан, что сделает анализ и регламентацию неэффективными.

Далее последовательно раскрывается принцип разделения всех входов и поставщиков на ключевые и вторичные. Этот водораздел критичен: он отделяет сигнал, непосредственно запускающий процесс, от ресурсного обеспечения, которое подключается уже после старта. Практическая польза такого деления в том, что владелец процесса получает чёткое понимание точки инициации и может управлять приоритетами, не погружаясь в хаос параллельных поставок. Попытка уравнять все входы приводит к размыванию ответственности и потере управляемости.

Симметричная логика применяется к выходам и потребителям. Выделение ключевого выхода (готовый объект с определёнными атрибутами, например, рабочее место с настроенными правами доступа) и основного потребителя, чья заявка инициировала работу, замыкает контур ценности. Процесс перестаёт быть самоцелью и обретает явного получателя результата, чьи интересы определяют требования к качеству и срокам. Такая фокусировка особенно важна для вспомогательных внутренних процессов, где потребитель зачастую размыт до абстрактной «компании».

Особое внимание уделено формулировке цели. Она выводится за рамки общей декларации и превращается в мини-спецификацию, содержащую указания на измеримые параметры: скорость, полноту интеграции в ИТ-инфраструктуру, соответствие стандартам безопасности. Это превращает цель из лозунга в инструмент контроля. Становится возможным объективно оценить, насколько процесс достиг заявленных показателей, а при обучении исполнителей — сразу задать смысловой контекст, связывающий рутинные действия с конечными бизнес-требованиями.

Таким образом, выстроенная последовательность разбора ошибок и построения корректной матрицы формирует не просто навык заполнения таблицы SIPOC. Она прививает аналитическую дисциплину, необходимую для любого моделирования. Полученный в итоге структурированный базис позволяет без лишних итераций переходить к детальной проработке нотаций, созданию регламентов и автоматизации, поскольку все фундаментальные интерфейсы процесса уже согласованы и зафиксированы.