Учет операций по расчетному счету

Цель лекции: ознакомиться с особенностями организации учета банковских операций в 1С:Бухгалтерии.

7.1. Общие положения

Для учета операций с денежными средствами на расчетном счете используется балансовый счет 51 "Расчетные счета" (рис 7.1).

По дебету счета отражается поступление денежных средств на расчетные счета, по кредиту - списание. Учет денежных средств организован в двух аналитических разрезах: в разрезе банковских счетов (их описания хранятся в справочнике Банковские счета) и в разрезе статей движения денежных средств (справочник Статьи движения денежных средств).

Основанием для записей по счету 51 является выписка банка. Обычно перед тем, как переносить данные из выписки в учетную систему, на полях выписки напротив суммы операции, а так же в оправдательных документах, которые прилагаются к выписке, проставляют корреспонденции счетов или коды счетов, корреспондирующих со счетом 51. В документах, прилагаемых к выписке, указываются их порядковые номера в выписке. После того, как документ отражен в учетной системе, он гасится штампом с надписью "Погашено".

В 1С:Бухгалтерии предусмотрено несколько документов, которыми оформляются операции с денежными средствами на банковском счете. Так, перечисление денежных средств с расчетного счета оформляют исходящим платежным поручением.

7.2. Платежное поручение исходящее

Платежное поручение - это приказ банку на перечисление денежных средств с расчетного счета.

Для создания исходящих платежных поручений предназначен документ, который можно найти по адресу Банк > Платежное поручение исходящее. Для прочих способов списания денежных средств со счета предусмотрен документ Платежный ордер на списание денежных средств.

При создании нового документа (по нажатию кнопки ).

Здесь доступны следующие виды документов:

Для каждого из перечисленных типов документов используется схожая методика работы, которая различается лишь некоторыми деталями. Рассмотрим работу с исходящим платежным поручением, используемым для оформления оплаты поставщику, выбрав в окне выбора вида документа пункт ).

Обратите внимание на флаг Отразить в налог. учете. Он отвечает за отражение документа в налоговом учете. Его установка предписывает системе формировать движения документа по налоговым регистрам, естественно, в том случае, если отражаемая документом операция важна для целей учета налога на прибыль. По умолчанию этот флаг установлен.

В шапке документа автоматически заполнено название организации (поле Организация ), заполнено поле Банковский счет, поле Счет учета (БУ) - здесь установлен счет 51. Очередность платежа установлена как 6, вид платежа - электронно.

Если на расчетном счете организации недостаточно денежных средств, платежи удовлетворяются в соответствии с очередностью. Принята следующая очередность исполнения платежей в зависимости от их целей:

На вкладке Расшифровка платежа выставлены счета учета расчетов (60.01) и авансов (60.02).

Вкладка ИНН/КПП нужна для заполнения ИНН и КПП получателя и плательщика.

Другие поля мы заполним следующим образом:

Шапка документа:

Вкладка Расшифровка платежа:

На рис 7.4 вы можете видеть заполненное платежное поручение.

После того, как мы заполнили исходящее платежное поручение, мы должны записать его, но не проводить. То есть - после заполнения нужно нажать на кнопку Записать.

Для исходящих платежных поручений действует особый порядок записи и проведения. Когда мы только формируем, заполняем платежное поручение, мы не знаем точно, когда оно будет исполнено банком. Поэтому после заполнения поручения и передачи его в банк, мы можем узнать о том, было ли оно выполнено, лишь после получения выписки банка, в которой будет отражено списание средств по данному платежному поручению.

Именно поэтому сформированный документ сохраняют в базе данных, не проводя. После того, как получена выписка банка с информацией о проведенной операции, мы открываем записанный ранее документ, устанавливаем флаг Платежное поручение оплачено, вводим в соответствующее поле дату исполнения поручения и лишь тогда проводим его, нажав на кнопку ОК в форме документа.

Сформировать печатную форму документа можно, нажав на кнопку Платежное поручение.

Запишем документ, после чего выставим в качестве даты оплаты поручения 19.01.2009 и проведем документ, нажав на кнопку ).

Как видите, документ сформировал проводку вида Д60.02 К51 на сумму 1000 рублей -операция была классифицирована системой как выплата аванса поставщику. Прежде чем сформировать движения по подобному документу, система анализирует состояние расчетов с поставщиком. Эти расчеты учитываются на счете 60.01. Если оказывается, что на этом счете имеется кредитовое сальдо - система считает, что проводимый платеж - это погашение задолженности перед поставщиком. Если сальдо нет - платеж оформляется как аванс и учитывается на счете 60.02.

Мы рассмотрели процедуру создания платежного поручения для перечисления денежных средств поставщику. Выше мы говорили о том, что в системе существует несколько видов платежных поручений. Заполнение каждого из видов имеет некоторые особенности. Например, при выборе вида документа ).

Так же здесь указаны субсчета счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" как корреспондирующие со счетом 51.

Поле Документ расчетов нужно заполнять лишь в том случае, если расчеты по договору с покупателем ведутся отдельными расчетным документами.

На рис 7.7 вы можете видеть заполненное платежное поручение на возврат денежных средств покупателю. Мы сразу указали дату выполнения платежа, и, нажав ОК, проводим документ.

Посмотрим, какие проводки сформировал только что проведенный документ (рис 7.8).

Система сформировала проводку Д62.02 К51 3500 с содержанием операции "Возврат".

3500 - это аванс, который давал нам покупатель. Другая проводка выглядит как Д62.01 К51 1500 руб. Система отнесла ее к обычным расчетам с покупателями и заказчиками.

Теперь рассмотрим еще один вид документа, предназначенный для работы с расчетным счетом - Платежное поручение входящее.

7.3. Платежное поручение входящее

Документ Платежное поручение входящее ( Банк > Платежное поручение входящее ) используют для отражения в учете поступлений денежных средств на расчетный счет. Причем, в том случае, если средства получены по платежным поручениям других организаций. Для учета поступлений денежных средств по другим документам используется документ Платежный ордер на поступление денежных средств, о котором мы поговорим ниже.

При проведении по бухгалтерскому учету входящих платежных поручений, записи делаются по дебету счета 51 и по кредиту различных счетов, корреспондирующих с ним.

Входящие платежные поручения оформляются на основе выписки банка.

При создании нового входящего платежного поручения система предлагает выбрать вид документа (рис 7.9).

Здесь доступны следующие виды документов:

Рассмотрим создание документа вида Оплата от покупателя.

При создании этого документа важно указать в реквизите Договор, имеющий один из следующих видов: "С покупателем", "С комиссионером", "С комитентом". В ходе проведения документа сумма будет автоматически разделена на оплату по договору и аванс. Сделано это будет в зависимости от состояния расчетов с контрагентом, который фигурирует в документе. Если счет учета авансов в форме документа не указан - вся сумма в любом случае поступит на счет учета расчетов как оплата по договору.

На рис 7.10 вы можете видеть заполненное входящее платежное поручение вида Оплата от покупателя.

Обратите внимание на то, что документ, в целом, похож на Платежное поручение исходящее. Однако здесь имеется одно весьма существенное различие. Заключается оно в том, что Платежное поручение входящее вводится непосредственно на основе выписки банка, то есть при его вводе нет необходимости откладывать проведение. Дата, которой вводится документ (поле От ) вполне может не совпадать со входящей датой (поле Вх. дата ). Ведь выписки могут поступать в организацию с некоторой задержкой.

В системе не предусмотрена распечатка входящего платежного поручения. Дело в том, что в этом нет необходимости так как с помощью этого документа лишь фиксируется поступление денежных средств на счет организации, которое уже свершилось и зафиксировано в выписке банка и в прилагаемых к ней первичных документах.

На рис 7.11 вы можете видеть бухгалтерские записи, сформированные нашим документом.

Система сформировала проводку Д51 К62.02, основываясь на результатах анализа взаиморасчетов между нашей организацией и контрагентом, который фигурирует в документе.

Обратите внимание на то, что поступление денежных средств в виде авансов требует дополнительного оформления счетов-фактур на предварительную оплату и их регистрации.

Для того, чтобы выписать счет-фактуру на аванс, выделим в списке документов ).

На рис 7.13 вы можете видеть форму счета фактуры. Некоторые поля заполнены автоматически, другие нужно заполнить самостоятельно (рис 7.13).

Ситуация, учет которой можно видеть в приведенных документах возможна, например, при реализации продукции по предоплате.

Для того, чтобы счет-фактура на аванс правильно отразился в подсистеме учета НДС, нужно зарегистрировать с помощью специальной обработки. Подробнее об этом мы поговорим, когда будем рассматривать особенности подсистемы учета НДС.

Теперь рассмотрим оформление списания денежных средств с расчетных счетов документами, отличающимися от платежных поручений.

7.4. Платежный ордер на списание денежных средств

Если нужно отразить списание денежных средств с расчетного счета, произведенное документами, отличающимися от исходящего платежного поручения, используют документ Платежный ордер на списание денежных средств ( Банк > Платежный ордер на списание денежных средств ). Надо отметить, что Платежный ордер на списание денежных средств используется достаточно редко. Например, при оформлении в учете оплаты за услуги банка по расчетно-кассовому обслуживанию.

При создании нового документа предлагается выбрать вид операции (рис 7.14).

Здесь доступны следующие виды операций:

На рис 7.15 вы можете видеть форму платежного ордера на списание денежных средств в счет оплаты поставщику.

Платежный ордер на списание денежных средств оформляется на основе выписки банка. При его заполнении считается, что списание денежных средств уже произошло и подтверждено соответствующими документами.

7.5. Платежный ордер на поступление денежных средств

Платежный ордер на поступление денежных средств ( Банк > Платежный ордер на поступление денежных средств ) оформляется при поступлении денежных средств по документам, отличным от входящего платежного поручения.

Платежные ордера на поступление денежных средств используются практически так же часто, как и платежные поручения.

При создании документа предлагается выбрать вид операции (рис 7.16).

Здесь доступны следующие виды операций:

Рассмотрим документ, который используется для инкассации денежных средств (рис 7.17).

В данном документе отсутствуют реквизиты с подробностями об оплате - движение происходит между счетами организации по учету денежных средств. В частности, при указании корреспондирующего счета предлагается выбрать один из субсчетов счета 57 "Переводы в пути".

Операция инкассации формирует проводку вида Д51 К57 на сумму средств, внесенных на банковский счет.

На счет 57 деньги попадают при отражении операции инкассации расходным кассовым ордером соответствующего вида. Причем, при выборе такого ордера и указания корреспондирующего субсчета счета 57, формируется проводка вида Д57 К50 на сумму инкассированных денежных средств.

7.6. Платежное требования выставленное

Документ Платежное требование выставленное ( Банк > Платежное требование выставленное ) используется для регистрации поступления денежных средств по выставленным платежным требованиям. Организация может выставить платежное требование покупателям за приобретенную продукцию. Платежное требование, полученное банком, обслуживающим организацию, направляется в банк контрагента, контрагент должен акцептовать требование, после чего денежные средства по нему переводятся на счет организации, что отражается в выписке банка.

Как и платежные поручения, платежные требования оформляются в два этапа. Сначала оформляется документ, содержащий реквизиты платежа, документ записывают в базу данных, не проводя. После того, как в организацию поступит выписка банка, свидетельствующая о том, что платеж, оформленный платежным требованием, выполнен, в документ вносится информация о дате платежа и документ проводится.

При создании документа система не запрашивает его вид, все необходимые установки выполняются в форме документа (рис 7.18).

7.7. Автоматизированная обработка выписок банка

В системе предусмотрена обработка ).

С помощью обработки Выписка банка можно создавать документы, фиксирующие поступление денежных средств на расчетный счет организации и списание денежных средств со счета. Платежные поручения (входящие и исходящие), платежные ордера, сформированные с помощью обработки, автоматически считаются оплаченными (то есть в них автоматически выставляется флаг Оплачено ).

С помощью обработки можно так же обрабатывать документы, ранее записанные в информационную базу, но с неотмеченным флагом Оплачено и непроведенные. Для того, чтобы сделать это, нужно выполнить следующие действия.

При поступлении очередной выписки из банка, добавим новую выписку командой ).

В этом списке нужно отметить галочками документы, оплата которых подтверждена полученной выпиской и нажать на кнопку Провести отмеченные.

Отмеченные документы будут проведены (в нашем случае это одно платежное поручение, специально сформированное для демонстрации автоматического подбора) и добавлены в список текущей выписки (рис 7.21).

Выше мы говорили о том, что документы, созданные при вводе информации о новой выписке в систему, будут автоматически отмечаться как оплаченные и проводиться. Для того, чтобы добавить новый документ в выписку, можно воспользоваться кнопкой Добавить в форме выписки. По нажатию этой кнопки будет отображен список документов, включающий в себя рассмотренные нами выше документы по работе с расчетным счетом, после выбора нужного типа документа будет запрошен вид операции, после чего можно будет заполнить сам документ.

Для того чтобы просмотреть проводки, сформированные документами, отраженными в выписке, можно воспользоваться уже знакомой вам кнопкой Дт/Кт.

Конечно, можно вручную обрабатывать выписки, разыскивая неоплаченные документы в списках платежных документов, однако использование обработки Выписка банка позволяет ускорить этот процесс.

7.8. Обмен данными с банком в электронном виде

Если в вашей организации используется одна из автоматизированных систем обмена банковской информацией, 1С:Бухгалтерия умеет выгружать (экспортировать) платежные поручения в эту систему и загружать (импортировать) платежные поручения из системы.

Для автоматизации экспорта и импорта платежных поручений используется обработка 1С:Предприятие - Клиент банка ( Банк > 1С:Предприятие - Клиент банка ).

Выгрузка платежных документов осуществляется в текстовый файл программы. Имя и расположение этого файла зависит от настроек программы-клиента.

Для выгрузки нужно запустить обработку (рис 7.22), указать название программы-клиента банковской системы, выбрать нужную кодировку и выполнить некоторые другие настройки.

После того, как эти параметры установлены, можно сформировать список платежных документов, которые вы хотели бы включить в файл. Для этого воспользуйтесь кнопкой Обновить табличного поля Документы для экспорта. При поиске документов для экспорта программа проверит правильность их заполнения.

В левой части таблицы есть поле, в котором находится флажок, показывающий, что данный документ будет выгружен. Если вы не хотите выгружать какие-либо документы, флажок нужно снять двойным щелчком мыши по данному полю.

После того, как все необходимые настройки сделаны, подобран список документов для выгрузки, можно нажать на кнопку Выгрузить - и файл для программы-клиента будет сформирован.

Для импорта данных из программы-клиента банка в 1С:Бухгалтерию, можно воспользоваться вкладкой Загрузка рассматриваемого окна.

Выводы

В данной лекции мы рассмотрели основные способы работы с расчетным счетом организации, в частности, операции по зачислению и списанию денежных средств с помощью различных документов. Нашей следующей темой будет кадровый учет в 1С:Бухгалтерии.