Настройка системы, начальный ввод данных

Производство

На данной закладке (рис 4.5) присутствует лишь один параметр: Тип плановых цен.

Здесь нужно указать тип цен, который используется при заполнении плановой себестоимости номенклатуры в документах, которыми оформляется выпуск продукции. Ранее, когда мы заполняли справочник Типы цен номенклатуры, один из созданных нами типов цен получил название Плановая - подставим данный тип цен в поле параметра.

НМА

На этой закладке можно выбрать способ учета амортизации НМА способом уменьшаемого остатка в 2008 году.

НДС

Эта закладка предназначена для настройки учета НДС по документам в иностранной валюте (рис 4.6).

Рекомендуется выбрать параметр По рублевой сумме документа, указав дату применения с 01.01.1980.

4.2. Номенклатура

Номенклатура - очень широкое понятие, под которое подпадают и товаро-материальные ценности, которые покупает или продает организация, и готовая продукция, и перечни работ или услуг, которые оказывает организация. Подготовка информационной базы включает в себя некоторые шаги, связанные с номенклатурой.

Номенклатурные группы

Номенклатурные группы - это понятие, которое используется для целей учета совокупностей номенклатурных позиций, связанных какими-то существенными признаками.

Аналитический учет в разрезе номенклатурных групп ведется по следующим счетам бухгалтерского учета:

Для хранения информации о номенклатурных группах используется справочник Номенклатурные группы. Откроем этот справочник командой Предприятие > Товары (материалы, продукция, услуги) > Номенклатурные группы. Добавим в справочник несколько групп (по умолчанию там есть лишь одна группа - Основная номенклатурная группа):

В итоге справочник .

Элемент справочника Номенклатура, который мы рассмотрим ниже, может входить в одну из номенклатурных групп. В номенклатурные группы могут входить лишь элементы справочника Номенклатура, но не в коем случае не группы элементов.

Создание групп в справочнике Номенклатура

Рассмотрим справочник Номенклатура (Предприятие > Товары (материалы, продукция, услуги) > Номенклатура).

По умолчанию он имеет несколько групп, в которых будут храниться элементы номенклатуры (рис 4.8).

Не стоит путать их с номенклатурными группами, которые мы рассматривали выше. Здесь мы имеем обычный иерархический справочник, группы в котором выделены лишь для удобства и связи со справочником Номенклатурные группы они не имеют.

Обратите внимание на то, что каждой номенклатурной группе соответствует собственный порядок использования бухгалтерских счетов для учета элементов, хранящихся в группе. Ниже мы рассмотрим порядок задания счетов учета номенклатуры. Для номенклатурных групп, существующих в справочнике по умолчанию, счета учета уже заданы. При необходимости добавлять элементы и группы в справочник Номенклатура и настраивать счета учета номенклатуры можно в процессе работы.

Создание элементов справочника Номенклатура

Создадим элемент справочника вы можете видеть начальный этап ввода информации.

Опишем поля, которые мы заполнили

Группа номенклатуры - группа в справочнике Номенклатура, в которую входит элемент;

Краткое наименование - краткое наименование элемента номенклатуры;

Полное наименование - полное наименование элемента номенклатуры;

Услуга - этот флаг нужно установить, если вы заполняете информацию об услуге, мы его не устанавливаем;

).

Сделав двойной щелчок по элементу в окне подбора единиц измерения, мы увидим окно с описанием параметров единицы измерения. Нажав ОК в этом окне мы добавим новый элемент в справочник Классификатор единиц измерения.

Получить доступ к классификатору единиц измерения можно по адресу Предприятие > Товары (материалы, продукция, услуги) > Классификатор единиц измерения.

Продолжим заполнение параметров элемента, заполним данные на вкладке По умолчанию - здесь можно указать ставку НДС, номенклатурную группу (из справочника Номенклатурные группы), внести информацию об импортных товарах, о статье затрат, на которую следует относить данный элемент номенклатуры.

Статьи затрат хранятся в справочнике ).

Обратите внимание на то, что вкладки Цены, Спецификации, Счета учета на начальном этапе создания элемента справочника Номенклатура, неактивны - для того, чтобы сделать их активными, запишем элемент справочника (кнопкой Записать ).

Вкладка Цены (рис 4.12) позволяет работать с ценами номенклатуры.

Установка цен номенклатурных позиций имеет некоторые особенности:

В нашем примере цена Оптовая задана в размере 5000.00 рублей на 31.12.2008.

В поле Получить/установить цены на дату укажем 01.01.2009.

Исправим цену ).

Можно отметить, что документ, которым мы установили основную цену продажи для Доски Д1 не изменился, зато появились два новых документа - по одному для каждого типа цены, заданного для нашей номенклатурной позиции. Причем, поле "Ответственный" для документов, сформированных автоматически, не заполнено.

Вот как (рис 4.15) выглядит регистр сведений Цены номенклатуры.

Теперь, в форме элемента справочника Номенклатура, попытаемся исправить цену Основная цена продажи на 5900 рублей, не изменяя дату (оставив ее в значении 01.01.2009). Если перед выполнением этого действия вы не обновляли список цен - сделайте это (нажатием на кнопку Сформировать таблицу цен ), иначе может произойти ошибка.

После изменения цены и нажатия на кнопку Записать цены документ будет автоматически отредактирован и перепроведен - в регистре Цены номенклатуры отразится новая цена.

На вкладке можно увидеть вкладку Спецификации и открытую форму элемента справочника Спецификации номенклатуры. Мы вызвали эту форму кнопкой Добавить, которая относится к табличному полю на вкладке. Табличное поле может содержать различные спецификации одной и той же номенклатурной позиции.

Заполняя информацию о спецификации, следует указать состав изделия, заполнив табличную часть Исходные комплектующие в форме элемента справочника Спецификации номенклатуры. Это поле содержит информацию о количестве различных номенклатурных позиций из справочника Номенклатура, необходимых для изготовления изделия, указанного в реквизите Номенклатура в количестве, указанном в реквизите Количество.

Вкладка ).

Информация о счетах для учета номенклатуры хранится в регистре сведений Счета учета номенклатуры. В этом регистре задаются счета, которые будут подставляться в различные документы, используемые для работы с товарами, материалами и прочими номенклатурными позициями.

Выше мы говорили о том, что в справочнике )

В появившемся окне списка элементов регистра (рис 4.19) откроем элемент (рис 4.20).

Реквизиты заполнены следующим образом:

Незаполненные реквизиты элемента регистра воспринимаются системой как универсальные. Например, если не заполнен реквизит Организация, это означает, что данное правило может быть применено к любой организации, по которой ведется учет в информационной базе.

На рис 4.21 вы можете видеть форму элемента регистра Счета учета номенклатуры для группы Оборудование к установке.

Заполнение справочника Номенклатура продолжается в течение всего времени ведения учета в организации. Например, если в систему вводится какой-нибудь документ, содержащий перечень позиций товаров, материалов, услуг - всего того, что подпадает под понятие "Номенклатура" - в процессе ввода документа бухгалтер должен будет сначала создать новый элемент справочника Номенклатура, а потом уже подставить этот элемент в соответствующее место заполняемого им документа.

4.3. Счета, субконто

В 1С:Бухгалтерии используется два плана счетов. Первый план счетов - это План счетов бухгалтерского учета, второй - План счетов налогового учета (по налогу на прибыль).

План счетов

Получить доступ к планам счетов и к дополнительным функциям, касающимся планов счетов, можно в меню Предприятие > Планы счетов.

Для того, чтобы открыть ).

Как мы уже говорили, План счетов бухгалтерского учета соответствует Плану счетов, рекомендованному законодательно. Если вы знакомы с Планом счетов и Инструкцией по его применению, вы не встретите ничего необычного в плане счетов 1С:Бухгалтерии.

Счета делят на забалансовые (зачисление средств на счет происходит по дебету, списание - по кредиту, бухгалтерская запись состоит из одного счета) и балансовые (бухгалтерские записи состоят из двух счетов, корреспондирующих друг с другом по дебету и по кредиту).

Балансовые счета делятся на активные (А), пассивные (П) и активно-пассивные (АП). Данная характеристика счета определяет его отношение к Бухгалтерскому балансу, порядок формирования записей по счету, порядок формирования остатков по счету. Кстати, все забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии являются активными, но это, конечно, не признак отношения счета к балансу, а лишь указание на то, каким образом организовано движение средств по счету.

Говоря о балансовых счетах, напомним, что активные счета отражаются в активе Баланса, пассивные счета - в пассиве, активно-пассивные счета обычно имеют несколько субсчетов, по некоторым из которых формируется дебетовое сальдо (то есть - активных), по некоторым - кредитовое (то есть - пассивных). В итоге, если попытаться "свернуть" показатели остатков субсчетов для отражения их в основном счете - окажется, что счет будет иметь так называемое развернутое сальдо - то есть он будет иметь и дебетовое и кредитовое сальдо. Поэтому активно-пассивные счета имеют "представительства" и в активе - в виде активных субсчетов, и в пассиве - в виде субсчетов пассивных.

Если вы недостаточно четко представляете себе сущность активных и пассивных счетов - мы можем порекомендовать вам обратиться к нашему предыдущему курсу, посвященному основам бухгалтерского учета.

Яркий пример активного счета - счет 50 "Касса" (рис 4.23).

Обратите внимание на то, что в свойствах счета установлен флаг Запретить использование в проводках. Этот признак обычно устанавливается для счетов, которые имеют субсчета - в проводках используются субсчета, а счет выполняет агрегирующую функцию.

На рис 4.24 вы можете видеть форму субсчета 50.01 "Касса организации". В 1С:Бухгалтерии субсчета нередко называют просто счетами.

Этот счет можно использовать в проводках, он подчинен счету 50 и, как и главный счет, является активным.

Типичный пассивный счет - счет 80 "Уставный капитал".

Типичный активно-пассивный счет - 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Типичный забалансовый счет - счет 004 "Товары, принятые на комиссию".

Контрарные и дополняющие счета в 1С:Бухгалтерии не выделяют особым образом. Так, счет 02 "Амортизация основных средств" считается пассивным, однако логика его использования не отличается от обычной - основные средства отражаются в балансе по остаточной стоимости, которая равна первоначальной стоимости объекта ОС, хранящейся на счете 01 (в разрезе соответствующего субконто) за вычетом суммы накопленной амортизации.

В плане счетов вам встретится один необычный счет, назначение которого в первый момент может показаться непонятным. Это счет с кодом 000 "Вспомогательный счет". Этот счет балансовый, активно-пассивный, не имеет субсчетов и субконто. Он используется для ввода начальных остатков, корреспондируя с различными счетами по дебету или по кредиту. Немного ниже, рассматривая особенности ввода начальных остатков по различным счетам, мы поработаем с этим счетом.

Изучая план счетов, можно заметить, что каждый счет может иметь до трех субконто. Выше мы занимались настройкой аналитического учета по различным счетам. Например, у субсчетов счета 55 есть субконто Статьи движения денежных средств, у счета 60 и его субсчетов - есть субконто Контрагенты, Договоры, Документы расчетов с контрагентами.

При необходимости План счетов можно дополнять собственными счетами и субсчетами, управлять аналитическими разрезами.

) нет некоторых счетов, которые не влияют на расчет налога на прибыль организаций.

Как видите, здесь нет, например, счета 19.

Как и счета бухгалтерского учета, счета налогового учета могут иметь до трех субконто. Сейчас давайте рассмотрим некоторые подробности о работе с субконто.

Виды субконто

Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик .

Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование (например - Номенклатура ) и тип значения (например - Справочник ссылка: Номенклатура ).

План видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например - для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.

Новые элементы планов видов характеристик создаются так же, как создаются новые элементы справочников и других объектов. При создании нового элемента для него нужно указать наименование и тип - а в качестве типа может быть использован любой из доступных типообразующих объектов (справочник, документ, перечисление).

В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто. Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные.

Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик, выбрать для него в качестве типа значения .

Установка соответствия счетов налогового и бухгалтерского учета

В системе предусмотрено автоматизированное заполнение бухгалтерских операций налогового учета на основе операций бухгалтерского учета. Для настройки соответствия счетов налогового и бухгалтерского учета можно воспользоваться документом Установка соответствия счетов БУ и НУ ( Предприятие > Планы счетов > Установка соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета ). Для того, чтобы система заполнила документ значениями по умолчанию, можно выбрать команду Заполнить > По умолчанию в панели инструментов табличной части документа.

Документы вышеописанного вида формируют записи по регистру сведений Соответствие счетов БУ и НУ ( Предприятие > Планы счетов > Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета ).

На рис 4.28 вы можете видеть форму документа и регистра сведений, о которых мы говорили.

Контроль за правильностью проводок

Для настройки автоматического контроля за правильностью проводок предназначен регистр сведений Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета. Его можно вызвать из уже знакомого вам меню Предприятие > Планы счетов. Регистр заполняется описаниями проводок, которые системе следует считать корректными. Элементы регистра содержат описания проводок в формате Дхх Кzz, где xx и zz - номера счетов.

Регистр позволяет создавать правила проверки, которые могут быть использованы для проверки большого количества проводок. Например, можно указать счет лишь по дебету - тогда система признает корректными все проводки, где указанный счет дебетуется.

Табло счетов

Из меню Предприятие > Планы счетов можно вызвать два табло счетов - одно для счетов бухгалтерского учета, второе - для счетов налогового учета. Табло предназначены для оперативного контроля за наиболее важной информацией по счетам.

4.4. Контрагенты

Контрагенты - это юридические и физические лица, с которыми взаимодействует организация, учет которой мы ведем. Контрагенты - это поставщики сырья и материалов, покупатели продукции, заказчики услуг, подрядчики, выполняющие для нашей организации какие-либо работы. Для хранения информации о контрагентах служит специализированный справочник ).

Справочник Контрагенты может содержать группы, по которым распределяются контрагенты. Группы бухгалтер (или администратор) создает самостоятельно в зависимости от классификации контрагентов, принятой в организации. В нашем примере создано две группы - Покупатели и Поставщики.

Элемент справочника Контрагенты содержит сведения о контрагенте. При заполнении элемента нужно ввести сведения о наименовании контрагента, о том, является ли он юридическим или физическим лицом, к какой группе контрагентов он относится, указать контактные данные, банковские счета и информацию о договорах, заключенных с ним.

Как правило, заполнением справочника Контрагенты занимаются в процессе обычной работы с системой. Мы вернемся к разговору о нем при рассмотрении одной из следующих тем.

В процессе ведения учета вам придется заполнять и другие справочники, нередко это делают тогда, когда в том или ином справочнике возникает необходимость.

4.5. Ввод начальных остатков по ОС

В целом наша база готова для начала учета. Однако не выполнено еще одно важное действие, вернее - целая группа действий. Это - ввод начальных остатков по счетам бухгалтерского учета. Как было сказано выше, организация переходит на автоматизированную форму ведения учета с 01.01.09, регистрировать начальные остатки мы будем на 31.12.08. В целом методика ввода начальных остатков по различным счетам выглядит так: нужно сформировать проводки по этим счетам в корреспонденции со счетом 000. Однако при работе с некоторыми счетами действует особый порядок. Например, это относится к вводу начальных остатков по ОС и по НДС. Так же, особыми документами оформляются начальные остатки по УСН и ввод начальных остатков для предпринимателя.

Напомним, что наша организация применяет общую систему налогообложения. Сейчас мы рассмотрим "ручной" порядок ввода начальных остатков. В 1С:Бухгалтерии есть полезная возможность - обработка Ввод начальных остатков. Она позволяет ускорить работу, но как бы маскирует механизмы системы, которые выполняют ввод начальных остатков. Поэтому мы, в учебных целях, начнем именно с самостоятельного ввода нужных документов, а после этого взглянем на эту обработку.

Ввод начальных остатков по ОС

Напомним, что основные средства - это здания, сооружения, станки, вычислительная техника и многие другие объекты, которые используются для производственных или других целей, но, в отличие от материалов, не потребляются в производстве. Например, при изготовлении деревянных изделий на токарном станке потребляются материалы - дерево, а сам станок остается таким же, каким был до начала производства. Конечно, станок изнашивается, а часть его стоимости включается в себестоимость произведенной продукции в виде амортизации.

Основные средства учитывают на счете 01 "Основные средства". Они принимаются к учету по первоначальной стоимости. Она складывается из расходов, которые понесла организация при приобретении объекта ОС и при вводе его в эксплуатацию.

Амортизация основных средств учитывается на счете 02 "Амортизация основных средств". Существует несколько способов амортизации, принятых в бухгалтерском учете. Например, часто используется линейный способ, когда стоимость основного средства переносится на себестоимость выпущенной с его помощью продукции равными долями. Например, если первоначальная стоимость объекта ОС составила 240000 рублей, а срок его полезного использования составляет 2 года (24 месяца), то при использовании линейного способа амортизации мы будем ежемесячно начислять 10000 рублей на счет 02 (240000 / 24), который корреспондирует со счетами учета затрат (например, со счетом 20 "Основное производство" и со многими другими счетами).

В Бухгалтерском балансе объекты основных средств представлены в остаточной стоимости, которая равняется разнице между первоначальной стоимостью и суммой накопленной амортизации.

Для ввода остатков по основным средствам используется документ Ввод начальных остатков по ОС ( Операции > Документы > Ввод начальных остатков по ОС ).

Прежде чем вводить документ, приведем данные по основным средствам, которые мы хотим ввести (табл. 4.1).

Данные по основным средствам приведены в таком составе, который соответствует составу данных об основных средствах, запрашиваемых программой при вводе информации об объекте основных средств.

Рассмотрим документ Ввод начальных остатков по ОС (рис 4.30).

Помимо стандартных реквизитов Номер и Дата (поле от:), документ предусматривает указание организации и подразделения организации, для которого он формируется. Таким образом, сразу можно отметить, что для ввода начальных остатков по ОС, которые относятся к различным подразделениям организации, понадобится несколько документов.

В шапке документа есть два реквизита-флага, которые позволяют указать, отражать ли введенные данные в налоговом учете и формировать ли проводки по данному документу.

Форма документа имеет две вкладки. Вкладка Основные средства предназначена для ввода данных по основным средствам. Она содержит табличную часть, каждая строка которой представляет информацию об одном объекте ОС.

Вкладка Итоги содержит итоговые данные по введенным показателям.

Добавим новый элемент в табличную часть ). Выше мы приводили таблицу, на основании которой следует заполнить данные о двух основных средствах. Ее структура соответствует структуре формы строки табличной части.

В поле вы можете видеть окно формы элемента справочника Основные средства.

Пользуясь таблицей 4.1, заполните сведения об основных средствах.

Способы отражения расходов по амортизации

Обратите внимание на рис 4.33. Здесь мы показали заполнение элемента справочника Способы отражения расходов по амортизации для объекта Станок токарный.

Создав новый элемент справочника и задав наименование способа амортизации, мы должны заполнить табличную часть Способы. Здесь, при создании нового элемента, следует, в первую очередь, указать счет бухгалтерского учета (поле Счет затрат ), на который будут отнесены расходы по амортизации основного средства. В нашем случае это 20.01. Как вы помните, в системе есть механизмы, которые позволяют настраивать соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета. После выбора счета бухгалтерского учета, счет налогового учета ( Счет затрат (НУ) ) будет подставлен автоматически. Теперь нужно настроить субконто, предусмотренные на счете - при нажатии на кнопку с тремя точками в соответствующем поле, будут появляться доступные списки субконто. Мы настроили их следующим образом:

Как вы помните, выше мы рассматривали ввод начальных остатков по объектам ОС, один из которых используется в производстве, а второй - в администрации. Ниже, на рис 4.34 приведена форма элемента справочника Способы отражения расходов по амортизации для объекта ОС, который используется в администрации.

Выше, заполняя сведения об объекте основных средств, вы могли заметить, что элемент справочника Основные средства содержит вкладки, схожие с данными, которые мы вводили в документ Ввод начальных остатков ОС. Эти вкладки будут заполнены данными при принятии объекта к учету, или, как в нашем случае, при проведении документа Ввод начальных остатков ОС. Посмотрим, какие изменения в системе производит этот документ.

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по бухгалтерскому учету

При проведении документы Ввод начальных остатков ОС сформировали следующие проводки по бухгалтерскому учету:

На рис 4.35 вы можете видеть Журнал проводок (бухгалтерский учет).

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по регистрам сведений

При проведении документа выполняются записи в следующие регистры сведений:

Так же при проведении документа модифицируются параметры элементов справочника Основные средства, которые принимались к учету.

Для того чтобы быстро оценить движения документа, достаточно нажать кнопку Результат проведения документа на панели инструментов формы списка документов. Например, вот как выглядит окно с информацией о результатах проведения документа, которым мы принимали к учету объект ОС Станок токарный (рис 4.36).

Для того, чтобы система сформировала отчет о проведении документа, можно нажать кнопку .

Проведение документа Ввод начальных остатков ОС по налоговому учету

При проведении документы Ввод начальных остатков ОС сформировали следующие проводки по налоговому учету:

На рис 4.37 вы можете видеть Журнал проводок (налоговый учет).

Вы уже заметили, что в проводках по налоговому учету приведен лишь дебет или кредит счета. В налоговом учете нет необходимости в дополнительном счете, который в бухгалтерском учете нужен лишь для того, чтобы, введя начальные остатки по счетам, мы могли бы построить на их основе правильную отчетность, в частности, бухгалтерский баланс, сумма статей актива которого равна сумме статей пассива.

Выше мы кратко охарактеризовали особенности документа, используемого для ввода начальных остатков ОС, рассмотрели движения, формируемые этим документом. Здесь вам встретилось множество незнакомых системных объектов, в частности - регистров сведений, которые используются для хранения различной информации об основных средствах. Подробности о механизмах системы, используемых для организации учета основных средств, мы рассмотрим в одной из следующих лекций.

4.6. Ввод начальных остатков по другим счетам

Начальные остатки по счетам (исключая остатки по ОС, НДС, по УСН, остатки по учету предпринимателя) вводят с помощью ручных операций. Для формирования бухгалтерских записей по счетам в ручном режиме используется документ )

Как вы уже знаете, в бухгалтерском плане счетов 1С:Бухгалтерии есть специальный счет - 000, который используется как корреспондирующий в проводках по вводу начальных остатков. Для ввода начальных остатков по активным счетам используется проводка вида ДАС К000, где АС - это активный счет, для ввода проводок по пассивным счетам, используется конструкция вида Д000 КПС, где ПС - это пассивный счет.

Если вы вводите данные по забалансовому счету - корреспондирующий счет указывать не нужно, так как при учете на забалансовых счетах не применяется метод двойной записи.

Вводя остатки с помощью документа Операция, следует учесть, что вводить их надо подробно - то есть - с необходимой детализацией по субсчетам и по субконто. Например, если вы хотите ввести остаток материалов определенного вида на складе, вы должны не только указать сумму и счет учета, но и необходимую аналитику.

Напомним так же, что остатки по счетам вводятся на дату, предшествующую дате перехода на автоматизированный учет. Выше мы соответствующим образом настраивали дату в программе - таким образом, чтобы произвести начальное заполнение базы, ввод документов на 31.12.2008 - так как организация переходит на учет в 1С:Бухгалтерии с 01.01.2009.

В табл. 4.2 приведена информация по начальным остаткам по счетам нашей организации. Все эти остатки нужно ввести в систему с помощью документа Операция.

В операциях 2 и 3 мы должны указать, к какой партии относится товар, информация о котором вносится в базу. Информацию о партии можно ввести вручную (рис 4.39)

Вводя документ Операция, обратите внимание на то, что у него есть две вкладки. Вкладку Бухгалтерский учет мы заполняем самостоятельно, а для того, чтобы заполнить вкладку Налоговый учет, достаточно нажать на кнопку Заполнить. Обратите внимание на то, что остатки по счетам налогового учета вводятся без корреспонденции.

На рис 4.40 вы можете видеть заполненный документ, в частности - его вкладку Бухгалтерский учет.

На рис 4.41 вы можете видеть вкладку Налоговый учет нашего документа.

4.7. Проверка правильности ввода начальных остатков

Мы настроили систему, ввели начальные остатки по счетам. Но как проверить, верно ли введены начальные остатки? Для этого нужно воспользоваться одним из стандартных бухгалтерских отчетов - Оборотно-сальдовой ведомостью. Сейчас мы рассмотрим ее использование для контроля правильности ввода начальных остатков, а так же некоторые особенности ее настройки.

Для того, чтобы построить оборотно-сальдовую ведомость, выполним команду Отчеты > Оборотно-сальдовая ведомость. В окне отчета будет построена оборотно-сальдовая ведомость с текущими настройками. Если вы внесете изменения в параметры отчета - для того, чтобы он был построен заново, нужно нажать на кнопку Сформировать.

На рис 4.42 вы можете видеть оборотно-сальдовую ведомость, построенную по базе данных, настройкой которой мы занимались выше.

Оборотно-сальдовую ведомость часто называют пробным балансом. Ее столбец Сальдо на начало периода представляет собой остатки по счетам на начало периода, которые можно использовать для составления баланса на начало периода. А столбец Сальдо на конец периода - это, фактически, баланс на конец периода. Понятно, что в ОСВ есть показатели, которых нет в балансе, да и сгруппированы данные по номерам счетов, а не по ликвидности или срочности, однако бухгалтерам хорошо известно - если сошлась ОСВ - баланс тоже "пойдет".

Обратите внимание на следующие контрольные показатели ОСВ, позволяющие проверить правильность начального заполнения данных по счетам бухучета

В нашем случае обороты по дебету и кредиту счета 000 равны 1419954 руб, дебетовое сальдо по счетам равно кредитовому сальдо и так же равно 1419954. Следовательно, все данные внесены верно.

4.8. Обработка Ввод начальных остатков

В 1С:Бухгалтерии есть специальная обработка ( ).

Она хорошо документирована - работая с ней вы встретите массу подсказок и комментариев, расположенных в правой части экрана. Работа по вводу остатков ведется следующим образом. Сначала вы выбираете предприятие, для которого будут вводиться начальные остатки, устанавливаете дату ввода остатков (для этого служит соответствующая ссылка в правой части окна программы, в информационной панели), после чего выделяете мышью строку таблицы счетов с нужным счетом и нажимаете на кнопку Ввести остатки по счету. Система анализирует счет, который вы выбрали, и, в зависимости от вида счета, предлагает либо заполнить специализированный документ по вводу начальных остатков (например, это касается остатков по ОС), либо предлагает ввести операцию вручную. После ввода начальных остатков в таблице счетов отображается дебетовый или кредитовый остаток по счету, в нижней части таблицы выводится сумма по дебетовым и кредитовым оборотам для контроля правильности ввода остатков.

Выше мы заполняли документы самостоятельно, после установки даты ввода остатков (31.12.2008) система прочитала данные из документов и заполнила ими поля таблицы, рассчитав итоговые показатели (рис 4.44).

При необходимости обработкой Ввод начальных остатков можно воспользоваться после того, как остатки по некоторым счетам введены самостоятельно. Ей же можно пользоваться и тогда, когда ничего еще не введено - в таком случае она позволит вам пройти по тому же пути, который вы прошли самостоятельно выбирая и заполняя нужные документы.

4.9. Дата актуальности учета

В 1С:Бухгалтерии существует регистр сведений Дата актуальности учета ( Сервис > Управление датой актуальности учета ). Он предназначен для указания даты, позже которой документы будут проводиться по упрощенной схеме - без выполнения сложных расчетов (например, по учету НДС), которые способны замедлить систему. Этот механизм позволяет повысить производительность оперативной учетной работы в организациях, где применяется высокий уровень детализации учета, при большом объеме базы данных.

Дату актуальности учета нужно периодически менять на более позднюю. Если вы имеете дело с большими объемами данных и становится ясным, что изменение даты актуальности учета позволит повысить производительность работы с системой - тогда это можно делать достаточно часто. Пожалуй, здесь всё зависит от конкретной системы.

При изменении даты актуальности учета система предлагает перепровести документы, проведенные ранее по упрощенной схеме. Перепроведение, в зависимости от размера базы, может занять достаточно продолжительное время, поэтому постарайтесь выполнять смену даты актуальности учета тогда, когда нагрузка на систему со стороны пользователей минимальна.

При настройке даты актуальности учета можно задавать отдельные даты для различных разделов учета.

Рассмотрим пример заполнения записи регистра вы можете видеть пример заполнения регистра, предусматривающий одну общую дату актуальности учета для всех разделов учета.

Если в поле ).

При изменении даты актуальности учета программа предложит выполнить одно из трех действий:

Рекомендован именно первый вариант, однако, как уже было сказано, перепроведение может занять достаточно много времени, поэтому к данной опции надо относиться с осторожностью и выбирать ее лишь тогда, когда вы точно знаете, что система сможет нормально выполнить ресурсоемкое задание.

Обратите внимание на то, что в бухгалтерском учете записи отражаются всегда.

4.10. Дата запрета изменения данных

В 1С:Бухгалтерии предусмотрена полезная возможность устанавливать дату запрета изменения данных. Создание новых или изменение существующих документов возможно лишь в том случае, если их дата больше даты запрета изменения данных.

Запрет может быть полезен, например, после сдачи годовой отчетности, когда бухгалтер хотел бы "заморозить" состояние базы данных для того, чтобы информация в системе соответствовала бы информации в отчетных документах, или по каким-то другим причинам.

Для настройки даты запрета изменения данных нужно выполнить команду ).

Здесь, в поле Способ указания даты запрета изменения данных можно выбрать один из трех способов:

Последний вариант наиболее гибок. Устанавливая дату запрета изменения данных, учтите, что она не действует на пользователей, которым сопоставлена роль "Полные права".

4.11. Установка даты после начальной настройки

Перед началом настройки системы, ввода начальных остатков, мы установили дату в программе на 31.12.08. После того, как все необходимые работы выполнены, следует установить дату таким образом, чтобы она соответствовала текущей дате компьютера. Для того, чтобы это сделать, выполните команду Сервис > Параметры, перейдите на вкладку Общие появившегося окна и там установите флаг Использовать текущую дату компьютера. Если вам нужно будет ввести документ с датой, отличающейся от текущей - вы можете вручную изменить соответствующий реквизит в его шапке. Если же, например, вам нужно будет вводить множество документов с датой, отличающейся от текущей - вы можете установить нужную дату для всей системы.

4.12. Настройки пользователя

Перед началом учетной работы можно произвести некоторые настройки пользователей. Это можно сделать, выполнив команду ).

Например, здесь можно настроить такие параметры, как Основной тип цен продажи, Основной склад и другие, которые отвечают за автоматическую подстановку в документы, формируемые пользователем, заданных параметров.

Некоторые настройки (например - Показывать Панель Функций ) позволяют настроить поведение и внешний вид системы так, как это удобно пользователю.

4.13. Начало учета для новых организаций

Если организация только начинает деятельность, то есть, начало учета в 1С:Бухгалтерии совпадает с началом бухгалтерского учета в организации, первоначальная настройка системы отличается лишь тем, что нет нужды вводить начальные остатки по счетам. Как известно, бухгалтерская операция, с которой начинается учет в организации - это регистрация уставного капитала. Для ввода этой операции в 1С:Бухгалтерии не предусмотрено отдельного документа. Ввести сведения об уставном капитале можно, воспользовавшись универсальным инструментом для ввода бухгалтерских операций.

Предположим, нам нужно ввести в систему следующую операцию: Зарегистрирован уставный капитал ООО в размере 100000 руб. Учредителем организации является Владимиров Александр Васильевич, физическое лицо.

Для ввода этой операции выполним команду Операции > Операции введенные вручную. В появившемся окне списка операций, введенных вручную, нажмем на кнопку Добавить.

Появится окно для ввода информации об операции (рис 4.49).

Фактически, сейчас мы формируем электронный вариант документа, который принято называть бухгалтерской справкой. Кстати, для создания печатной формы этого документа используется кнопка с надписью Бухгалтерская справка.

Рассмотрим порядок заполнения этого документа.

Пройдемся по его полям, начиная с шапки.

Ниже полей шапки расположены две вкладки. Одна из них называется Бухгалтерский учет и содержит табличное поле, предназначенное для ввода проводок в бухгалтерском учете, вторая - Налоговый учет, и, соответственно, предназначена для ввода проводок по налоговому учету. Вкладка Налоговый учет может быть заполнена автоматически на основе вкладки Бухгалтерский учет - это можно сделать, заполнив вкладку Бухгалтерский учет и нажав на кнопку Заполнить на панели инструментов табличного поля. Правила заполнения вкладки Налоговый учет задаются с помощью специальных механизмов системы, в частности - регистра Соответствие счетов БУ и НУ (подробнее об этом механизме можно узнать из лекции №14).

Заполним табличное поле Бухгалтерский учет. Для этого мы должны хорошо представлять себе, какие изменения в учете должна произвести операция, знать номера счетов и особенности аналитического учета по этим счетам. В нашем случае бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

Д75 К80 100000 руб. - зарегистрирован вклад в уставный капитал Владимирова А.В.

Если подойти к описанию бухгалтерской записи более подробно, то окажется, что в 1С:Бухгалтерии заведен специальный субсчет - 75.01 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал". Этот счет имеет одно субконто - Контрагенты - то есть - позволяет вести учет в аналитическом разрезе контрагентов.

Добавим новую строку в табличное поле вы можете видеть процесс заполнения номера счета. Здесь, для наглядности, открыто окно настройки счета 75.01, на практике же, заполняя номер счета, достаточно выбрать его из списка счетов.

Теперь заполним данные по субконто (рис 4.51).

Здесь мы выбираем заранее созданного контрагента из справочника Контрагенты. Обратите внимание на то, что в поле Юр./Физ. лицо мы установили Физ. лицо. На практике нужно вводить как можно более полную информацию о контрагентах.

Аналогичным способом заполняем колонку ).

В колонку Содержание введем "Формирование уставного капитала", в колонку № журнала введем "УК".

Теперь попытаемся заполнить вкладку вы можете видеть окно Список Соответствие счетов БУ и НУ.

Можно заметить, что счета 75 и 80 в списке отсутствуют.

Вернемся к документу, которым мы вводим информацию о регистрации уставного капитала. Проведем документ с помощью кнопки ОК - он сформирует проводку, которую мы ввели вручную.

Освоив работу с этим документом, удалите его - он не понадобится нам в дальнейшем.

Проводка Д75 К80 лишь говорит о том, что учредители должны организации некие суммы или ценности. Внесение ценностей и денег оформляется либо соответствующими специальными документами (например, если учредитель решит оплатить взнос наличными - это будет Приходный кассовый ордер и т.д.), либо, если подходящего документа найти не удается - с помощью уже знакомой вам Бухгалтерской справки.

Наряду со средствами для ручного ввода бухгалтерских операций, 1С:Бухгалтерия содержит инструменты для ручной коррекции записей регистров. Это - документ Корректировка записей регистров (Операции > Корректировка записей регистров).

Выводы

В данной лекции мы завершили предварительную настройку системы, завершили подготовку ее к работе. В частности, рассмотрели особенности настройки аналитического учета, заполнили справочники, рассмотрели особенности настройки видов субконто, ввод начальных остатков, осветили понятия даты актуальности учета, даты запрета изменения данных. Так же в данной лекции мы рассмотрели некоторые особенности учета уставного капитала. Наша следующая лекция посвящена учету кассовых операций.