Управление коммуникациями
Мы постоянно говорили и будем говорить о коммуникациях в рамках технологии быстрого результата. Это важнейший компонент управления проектом вообще, а для проектов ТБР — это самый важный элемент, основа всего.
В чем суть управления коммуникациями
Сложность часто заключается в том, что те, кто пытается управлять этим процессом, не до конца понимают его содержание. Давайте определим, что это такое. Управление коммуникациями — это планирование коммуникаций, организация документооборота, информационных потоков и регулярной отчетности.
Основной смысл сводится к простой и четкой логике: нужно определить, каким заинтересованным лицам (или группам лиц) какая информация требуется, в каком виде и с какой периодичностью. А затем — последовательно предоставлять им эту информацию точно в срок.
Неотъемлемой частью процесса является получение обратной связи по переданным сведениям и формирование на ее основе выводов для проекта.
Участники коммуникации
Участниками коммуникации в проекте являются все, чьи интересы он затрагивает. Перечислим основных:
• Руководитель проекта;
• Руководитель группы внедрения;
• Куратор проекта (представляет интересы спонсора);
• Спонсор проекта;
• Пользователи информационной системы;
• Общественные организации;
• Контролирующие и сертификационные органы.
Интересы всех этих сторон необходимо учитывать при выстраивании взаимодействия.
План коммуникаций
Чтобы сделать это правильно, коммуникации нужно планировать. Вот пример того, что должно быть зафиксировано в плане:
1.
Название коммуникации — как идентифицируется событие или документ.
2.
Участники — кто присутствует или принимает участие.
3.
Уведомление — кого извещают о событии.
4.
Цель (назначение) — в чем смысл и какова задача этой коммуникации.
5.
Периодичность — частота и точное время.
Важнейшее правило при планировании — указывать периодичность предельно конкретно. Недостаточно написать «ежедневно», нужно ставить конкретную временную метку (например, ежедневно в 23:59). Недостаточно указать «раз в неделю» — требуется определить точный день и точное время (например, воскресенье, 23:59). Только при такой фиксации планы становятся четкими, конкретными и лучше исполняются.
Это один из возможных вариантов структуры плана. Более развернутый шаблон можно найти в «1С:Профкейс», изучить и использовать в своих проектах. План управления коммуникациями — один из ключевых и важнейших документов для технологии быстрого результата, и он обязательно должен быть создан.
Краткие итоги
Анализ изложенного материала раскрывает управление коммуникациями не как административную формальность, а как фундаментальную ось жизнеспособности проекта в парадигме быстрых результатов. Без тотальной, пронизывающей все процессы информированности сама суть ТБР — высокая скорость согласований и синхронность действий — теряет смысл. Коммуникация здесь превращается в критический ресурс, который требует столь же тщательного менеджмента, как бюджет или сроки.
Ключевой методологической находкой является смещение фокуса с технической отправки сообщений на модель «кому-что-как-когда». Этот подход вынуждает менеджера встать на позицию получателя, проектируя информационные потоки не от избытка имеющихся данных, а от реальной потребности стейкхолдеров в принятии решений. Истинная сложность управления раскрывается в моменте превращения неопределенности в строгую периодичность: переход от описательных формулировок «регулярно» или «по необходимости» к жестким временным слотам (ежедневно в 23:59) снимает с процесса психологическую нагрузку торга и интерпретаций, превращая коммуникацию в предсказуемый ритуал.
Практическая ценность представленной модели плана заключается в ее минимализме. Пять элементов (название, состав, цель, способ извещения, время) формируют скелет, достаточный для запуска, в то время как более сложные шаблоны, например в «1С:Профкейс», служат для масштабирования. Это дает гибкость: малые проекты получают работоспособную структуру без бюрократической тяжести, а крупные внедрения видят контур развития документационной системы. Принципиально то, что план рассматривается как обязательный и живой инструмент: если коммуникация запланирована, она должна произойти невзирая на обстоятельства, а полученная по ее итогам обратная связь встраивается в контур управления, корректируя траекторию проекта. Именно эта цикличность «информирование — реакция — адаптация» и составляет существо управления, делая его основным приводом непрерывной синхронизации команды и окружения.
1. Управление коммуникациями — это планирование потоков информации, документооборота и регулярной отчетности, а не стихийный обмен сведениями.
2. Главный практический принцип: точно знать, кому, что, в каком виде и когда предоставлять, обеспечивая передачу информации в срок.
3. Неотъемлемой частью управления является сбор обратной связи и использование ее для адаптации проектных действий.
4. В проекте ТБР коммуникация является самым важным элементом, от которого зависит синхронизация всех участников.
5. В число участников коммуникации входят все стороны, чьи интересы затронуты: от спонсора и пользователей до контролирующих органов.
6. План коммуникаций фиксирует название, состав участников, цели, способ уведомления и, что критически важно, точную периодичность.
7. Периодичность должна задаваться не описательно («еженедельно»), а конкретным днем и часом («воскресенье, 23:59»), чтобы исключить неоднозначность.
8. Расплывчатые сроки исполнения провоцируют срыв коммуникаций, тогда как жесткие слоты дисциплинируют и делают процесс предсказуемым.
9. Для малых проектов достаточно базового плана из пяти пунктов, для сложных внедрений целесообразно использовать расширенные шаблоны.
10. План управления коммуникациями является ключевым документом ТБР и подлежит обязательной разработке и утверждению.
11. Последовательное предоставление информации заинтересованным лицам ровно в тот момент, когда она нужна, и есть суть управления этим процессом.
12. Назначение коммуникации всегда должно быть осознанным и зафиксированным, что исключает проведение пустых встреч и генерацию ненужных отчетов.
1. Что входит в содержание понятия «управление коммуникациями» в проекте?
2. Какие три ключевые области охватывает этот процесс?
3. Сформулируйте главный управленческий принцип при настройке информационных потоков (схема «кому — что — как — когда»).
4. Почему в проектах ТБР коммуникации считаются самым важным элементом?
5. Какие категории заинтересованных лиц необходимо учитывать при планировании?
6. Какие поля или разделы обязательно должны присутствовать в базовом плане коммуникаций?
7. Почему периодичность следует задавать точным днем и часом, а не словами «еженедельно»?
8. Чем опасно для проекта указание размытых сроков коммуникации?
9. Какова роль обратной связи в цикле управления коммуникациями?
10. Чем могут различаться планы коммуникаций для простого и сложного проектов?
11. Почему план управления коммуникациями называют одним из ключевых документов ТБР?
12. Какие возможные последствия может повлечь отсутствие плана коммуникаций для проекта быстрого результата?
