Lecture
Электронные формы и документы
1.2. Использование данных из программ Office
Работники образования могут выступать в роли "архитекторов" качественных образовательных решений, используя следующие программы Office:
| Программа | Назначение | Тип данных |
|---|---|---|
| Excel | Анализ и визуальное представление числовых и других данных в формате электронной таблицы, создание диаграмм профессионального вида и работа с иерархическими данными на основе отчетов сводных таблиц | Структурированные |
| InfoPath | Сбор и обработка XML-данных | Структурированные и частично структурированные |
| Word | Быстрое и эффективное создание профессиональных документов | Неструктурированные |
| Publisher | Создание публикаций и маркетинговых материалов профессионального вида | Неструктурированные |
Службы Excel
- выполнять вычисления и статистические сравнения данных;
- создавать и использовать отчеты сводных таблиц для просмотра иерархических данных в компактном и гибком представлении;
- визуально выделять данные с помощью диаграмм профессионального вида, значков условного форматирования, гистограмм и шкалы цветов;
- выполнять сложный анализ "что если" для данных, например анализ научных и финансовых данных или регрессионной анализ.
Пользователи могут просматривать и анализировать выводимые данные листа. Они могут работать с ними с помощью некоторых функций Excel, таких как сортировка и фильтрация, или с помощью возможностей детализации сводной таблицы. Если задать параметры для именованных ячеек, пользователи также смогут изменять эти ячейки и определять значения.
В верхней области выводятся название и панель инструментов, которая включает несколько меню, команды и раскрывающийся список.
В главном окне отображаются один или несколько листов в представлении "Лист", именованный элемент (например, диаграмма или таблица Excel) в представлении "Именованный элемент" и область структуры.
Область задач включает метки параметров и текстовые поля для ввода данных. Кроме того, здесь могут выводиться всплывающие подсказки, которые содержат сведения о каждом параметре. Внизу отображаются сообщения об обновлении данных.
Использование InfoPath
- сбора данных, в том числе отчетов о расходах, рабочих листков, опросов и форм страхования;
- разработки электронных форм (от простых до сложных);
- обеспечения ввода единообразных и точных данных;
Чтобы позволить пользователям отправлять формы, можно добавить в шаблон дополнительное подключение данных. После этого можно настроить шаблон формы для разрешения отправки данных формы в библиотеку документов.
Представления данных
Представление данных — это динамическое настраиваемое представление источника данных в формате XML. Для вывода данных применяется преобразование XSLT. Представление данных обеспечивает перечисленные ниже возможности.
- Можно выводить и изменять данные из различных источников, включая запросы к базе данных, документы XML, списки, а также объединять данные из различных источников для создания гибких настраиваемых представлений и отчетов.
- Поддерживаются динамические представления данных, для которых доступны фильтрация, сортировка, группировка и задание условий.
- Можно разрабатывать страницы веб-частей и подключать веб-части для создания решений.
- Можно создавать настраиваемые формы с широкими возможностями.
Область сведений о документе MS Office
Простой поиск на основе ключевых слов зачастую является недостаточно точным для запросов учебного характера, формирования управленческих и финансовых записей, связанных с определенными проектами или клиентами. Область сведений о документе, предоставляет механизм сбора метаданных, который можно легко настраивать без программирования. Эта область собирает и извлекает метаданные, которые определяют контекст документа и улучшают его поиск на сайте. Например, MS Word имеет область сведений о документе, который можно изменять в разделе Свойства документа
Поскольку область сведений о документе является XML-формой, ее можно полностью настраивать с помощью MS InfoPath. Благодаря возможностям подключения данных в InfoPath можно даже создать область сведений о документе, которая добавляет в форму данные из приложений. Например, можно заполнять поля сведений о клиенте данными из системы управления записями клиентов (CRM). Перед закрытием документа пользователь может добавлять важные сведения о нем, например ссылки на связанные документы. Это обеспечивает простой способ сбора метаданных, которые легко сопоставляются с клиентами, товарами и связанными документами.